นี่คือส่วนหนึ่งของซีรีส์ที่จะยกระดับสกิล Excel ของคุณ โดยคุณสามารถอ่านเรื่องราวอื่นๆ ของซีรีส์นี้ได้จากลิงก์ที่อยู่ด้านล่าง
อย่างที่เรารู้กันว่า Microsoft Excel สามารถจัดการกับตารางข้อมูลหลากหลายพันเซลล์ได้อย่างง่ายดาย แต่ปัญหาก็คือเราจะสกัดอะไรออกมาจากข้อมูลเหล่านั้นได้บ้างล่ะ? โชคดีที่แอพมีเครื่องมือสำหรับการนี้โดยเฉพาะนั่นก็คือ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) ซึ่งจะเปลี่ยนหน้าตาของแต่ละเซลล์ตามข้อมูลที่อยู่ข้างในนั้นทำให้เราสามารถโฟกัสกับข้อมูลที่สำคัญได้มากที่สุดกัน
เพื่อความเข้าใจที่มากขึ้น เราลองมาดูตารางที่แสดงถึงคะแนนที่ผู้เล่นแต่ละคนทำได้ในแต่ละเกมบาสเกตบอลในหนึ่งฤดูกาลที่มี 15 เกมกัน
จริงๆ แล้วถ้าคุณอยากจะหาคะแนนสูงสุด 3 ลำดับในชุดข้อมูลนี้ คุณก็สามารถใช้วิธีนั่งไล่ดูแต่ละเซลล์แล้วคอยจำในหัวไว้ก็ได้ว่าคะแนนอันไหนสูงที่สุด แต่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะช่วยทำหน้าที่นี้แทนคุณและทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้น
เริ่มจากเลือกข้อมูลบนตารางก่อน (เซลล์ C4 ถึง Q12) และเลือก รูปแบบ > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และในหน้าต่าง ‘จัดการกฎ’ ที่โผล่ขึ้นมาให้กด + เพื่อเพิ่มกฎ ซึ่งจะแสดงหน้าต่างใหม่ที่ชื่อ ‘กฎการจัดรูปแบบใหม่’ ขึ้นมา ซึ่งเราก็จะใส่ข้อมูลตามที่เห็นด้านล่างนี้
หลังจากที่เลือก “การจัดรูปแบบที่กำหนดเอง...” ในเมนู “จัดรูปแบบโดย” หน้าต่าง ‘การจัดรูปแบบเซลล์’ ก็จะโผล่ขึ้นมา ลองเลือกฟอนต์เป็นตัวหนา เลือกเส้นขอบให้เป็นสีแดง แล้วเลือกเติมสีพื้นหลังเป็นสีเหลืองเพื่อทำให้ทุกอย่างโดดเด่นขึ้นมา คลิก “ตกลง” เพื่อเซฟกฎนี้และกด “ตกลง” อีกครั้งเพื่อออกจากเมนู ทีนี้เราก็จะเห็นคะแนนสูงสุดในตารางทันที
หรือถ้าคุณอยากจะหาคนที่ทำคะแนนได้ 19 คะแนนหรือมากกว่า รวมถึงคนที่ทำคะแนนได้แค่ 0 หรือ 1 ก็กลับไปที่หน้าต่าง ‘กฎการจัดรูปแบบใหม่’ และเลือกสไตล์เป็น ‘ชุดไอคอน’ และตั้งค่าตามที่เห็นด้านล่าง (จะเห็นว่าเราไม่ได้เลือกไอคอนสำหรับคนที่ทำคะแนนได้ 2 ถึง 18 คะแนน เพราะเราไม่ต้องการข้อมูลชุดนั้น)
เซฟกฎนี้ไว้ (พร้อมกับลบการจัดรูปแบบเก่าทิ้ง) และข้อมูลของคุณก็จะหน้าตาออกมาเป็นประมาณนี้
ทีนี้เราก็จะเห็นเลยว่าใครคือผู้เล่นที่ทำคะแนนสูงสุดของทีม และใครบ้างที่จะต้องถูกติวเข้มกันบ้าง และถ้าคุณอัปเดตเซลล์ไหนก็ตาม การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนี้ก็จะถูกใช้กับข้อมูลใหม่ด้วยเช่นกัน
นี่คือตัวอย่างง่ายๆ ที่คุณสามารถทำได้กับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้นึกไว้เสมอว่าเมื่อใดที่คุณรู้สึกจมอยู่ในกองข้อมูลล่ะก็ คำตอบที่แท้จริงนั้นไม่ได้อยู่ไกลตัวเราขนาดนั้นหรอก