นี่คือส่วนหนึ่งของซีรีส์ที่จะยกระดับสกิล Excel ของคุณ โดยคุณสามารถอ่านเรื่องราวอื่นๆ ของซีรีส์นี้ได้จากลิงก์ที่อยู่ด้านล่าง

หนึ่งในฟีเจอร์ที่ทรงพลังที่สุด ของ Microsoft Excel ก็คือ PivotTable หรือตารางเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมาก ที่จะให้คุณได้ทำความเข้าใจกับชุดข้อมูลที่อยู่ตรงหน้าจากหลายๆ มุมมองอย่างง่ายดาย เพราะการใช้ PivotTable จะตอบแทบทุกคำถามที่คุณมีโดยไม่ต้องมานั่งคิดสูตรอะไรให้ยุ่งยากและไม่ต้องกังวลว่าจะต้องแสดงผลออกมาในฟอร์แมตอะไรเลย

แต่สิบปากว่าก็ไม่เท่าตาเห็น เรามาดูตัวอย่างจากตารางข้อมูลที่แสดงถึงระยะเดินทางของคนขับรถส่งของในแต่ละวันให้เห็นภาพกันเลยดีกว่า

จริงๆ แล้วคุณเองก็สามารถหาวิธีคิดคำนวณว่า Susan ขับไปกี่ไมล์แล้ว หรือภูมิภาคไหนที่เธอขับมากที่สุดด้วยการใช้สูตรต่างๆ นานามากมาย แต่ตารางนี้จะตอบคำถามทั้ง 2 ข้อที่คุณมี (และข้ออื่นๆ ที่คุณอาจจะยังคิดไม่ถึง) แบบที่คุณแทบจะไม่ต้องทำอะไรเลย มาดูกันว่าต้องทำอย่างไรบ้าง

การจะสร้าง PivotTable นั้น คุณจะต้องมีตารางของข้อมูลที่ครบถ้วนทุกช่องและคอลัมน์ก่อน จากนั้นคลิก “แทรก” (Insert) บนแถบเครื่องมือและกดที่ “PivotTable ที่แนะนำ” (Recommended PivotTables) ในแถบ “แทรก” ที่ปรากฏขึ้นมา แล้ว Excel ก็จะสร้างเลย์เอาต์บนชีตใหม่ให้คุณโดยอัตโนมัติ

ทีนี้คุณก็สามารถเห็นได้ว่าภูมิภาคไหนที่คนขับรถขับไปมากที่สุด (ซึ่งก็คือ West นั่นเอง)

แล้วถ้าคุณอยากจะรู้ว่า Susan ขับไปกี่ไมล์ล่ะ? รออีกอึดใจเดียว เดี๋ยวได้รู้แน่

คลิกที่ไหนก็ได้บนตาราง PivotTable แล้ว Excel ก็จะแสดงหน้าต่างทางด้านขวาพร้อมกับส่วนที่เป็น ชื่อเขตข้อมูล (Field Name), ตัวกรอง (Filters), คอลัมน์ (Columns), แถว (Rows) และ ค่า (Values)

ใน “ชื่อเขตข้อมูล” เลือกที่ Driver และคุณก็จะเห็นชื่อคนขับทั้งหมดของคุณในตาราง และในส่วน “แถว” ให้ลาก Driver ให้อยู่เหนือ Date นี่จะทำให้ข้อมูลส่วน Driver กลายเป็นส่วนแรกและ Date เป็นข้อมูลส่วนที่สองในแต่ละแถว

ทีนี้ตารางสรุปรายงานก็จะตอบทั้ง 2 คำถามที่คุณสงสัยในตอนแรกแล้ว คุณได้รู้ว่าคนขับรถทั้งหลายขับในภูมิภาค West เยอะที่สุด และ Susan ก็ขับคนเดียวถึง 231 ไมล์เลยด้วย และถ้าคุณอยากจะให้ตารางดูอ่านง่ายกว่านี้ก็ให้เอาเครื่องหมายถูกตรงช่อง Date ในส่วน “ชื่อเขตข้อมูล” ออกได้เลย

นี่เป็นตัวอย่างง่ายๆ แต่ก็แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่แอพสามารถทำให้คุณได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถลองเปลี่ยนข้อมูลไปมาตามที่คุณต้องการได้เลยเพราะตารางนี้จะไม่ได้เข้าไปเปลี่ยนข้อมูลตั้งต้นใดๆ ของคุณทั้งนั้น และถ้าคุณเพิ่มข้อมูลเข้าไปในตารางข้อมูลล่ะก็ Excel ก็จะอัปเดตตาราง PivotTable ให้คุณทันทีด้วย

เมื่อใดที่คุณอยากจะแก้ไขข้อมูลที่คุณเห็นในตาราง PivotTable ล่ะก็ ให้ใช้บริการเครื่องมือ ตัวแบ่งส่วนข้อมูล (Slicer) ตามนี้ได้เลย

กดที่ตรงไหนก็ได้ในตาราง และคลิก “ตัวแบ่งส่วนข้อมูล” ตรงแถบ แทรก แล้วก็จะมีแถบรายการของแต่ละชื่อเขตข้อมูล ที่คุณเลือกเอาไว้ในตารางขึ้นมา

เลือกหนึ่งในรายการ (หรือมากกว่านั้น) แล้ว “ตัวแบ่งส่วนข้อมูล” ก็จะปรากฏขึ้นมาเพื่อให้คุณคลิกเข้าไปในข้อมูลนั้นๆ ยกตัวอย่างเช่น นี่คือข้อมูลพร้อมกับ ตัวแบ่งส่วนข้อมูลของ Region คลิกที่ส่วนไหนก็ได้เพื่อดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันได้เลย

ไม่ว่าข้อมูลจะซับซ้อนยุ่งยากแค่ไหน คุณก็สามารถทำความเข้าใจกับทุกสิ่งทุกอย่างที่เกิดขึ้นได้ด้วย PivotTable และเครื่องมือตัวแบ่งส่วนข้อมูล

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ PivotTable คุณสามารถเข้าไปที่ส่วนช่วยเหลือที่อยู่ในแอพของ Excel หรือดูเวอร์ชันออนไลน์พร้อมกับลิงก์ที่จะพาคุณไปเรียนรู้เคล็ดลับเพิ่มเติมด้านล่างนี้ได้เลย