นี่คือส่วนหนึ่งของซีรีส์ที่จะยกระดับสกิล Excel ของคุณ โดยคุณสามารถอ่านเรื่องราวอื่นๆ ของซีรีส์นี้ได้จากลิงก์ที่อยู่ด้านล่าง
แค่คิดก็ปวดหัวแล้ว การวิเคราะห์ตารางข้อมูลเป็นอะไรที่ไม่ง่ายเลย เพราะคุณจะต้องจัดการกับสูตรต่างๆ เพื่อรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ ฟีเจอร์วิเคราะห์ข้อมูล (Analyze Data) ของ Excel จะช่วยคุณลดขั้นตอนที่ยุ่งยากเหล่านั้นด้วยการแนะนำแผนภูมิและตาราง เพื่อให้ง่ายสำหรับคุณในการดึงข้อมูลที่มีประโยชน์โดยใช้ภาษาที่คุณคุ้นเคย
และนี่ก็คือวิธีการค้นหาเทรนด์ในข้อมูลของคุณแบบไม่ต้องง้อสูตร
เริ่มต้นใช้งาน: ให้ Excel จัดการงานยากๆ แทนคุณเอง
เป้าหมาย: วิเคราะห์ข้อมูลยอดขายของร้านซ่อมจักรยานจาก 4 ภูมิภาค เพื่อหาเทรนด์และข้อมูลเชิงลึก
วิธีแบบเดิมๆ: สร้างแผนภูมิขึ้นมาหลายๆ อันสำหรับสรุปข้อมูลในมุมมองต่างๆ จากนั้นก็จัดเรียงตารางอีกทีเพื่อให้เหมาะสมกับแต่ละแผนภูมิ
ใช้ฟีเจอร์วิเคราะห์ข้อมูล: ให้ Excel สร้างแผนภูมิและตารางเหล่านั้นขึ้นมา เพื่อแสดงข้อมูลเชิงลึกในแบบต่างๆ ที่คุณสามารถเลือกเองได้
ตัวอย่างเช่น ด้านซ้ายของตารางด้านล่างจะแสดงข้อมูลยอดขายในหนึ่งเดือนของโซ่ที่ใช้ซ่อมจักรยาน (แต่ละร้านจะขายจักรยานสำเร็จรูป รวมไปถึงชิ้นส่วนแยก เช่น ยางและชุดซ่อมแซมต่างๆ)
สำหรับการหาข้อมูลเชิงลึกแบบอัตโนมัติ เพียงคลิกที่ตรงไหนก็ได้ในตาราง จากนั้นคลิกที่ ‘วิเคราะห์ข้อมูล’ (Analyze Data) บนแถบเครื่องมือในเมนู ‘หน้าแรก’ โดย Excel จะทำการแบ่งข้อมูลในตารางออกมา และแสดงผลลัพธ์ในบานหน้าต่างใหม่ที่อยู่ทางด้านขวา
เมื่อเลื่อนผ่านผลลัพธ์กว่า 20 แบบ คุณก็จะได้เห็นยอดขายรวมของแต่ละภูมิภาค กราฟรายได้ต่อผลิตภัณฑ์ การเปรียบเทียบในแต่ละพื้นที่ และอีกมากมาย ซึ่งทั้งหมดนี้คือภาพรวมที่คุณอาจจะต้องใช้เวลาทำเองหลายชั่วโมงเลยล่ะ! (ผลลัพธ์ในบานหน้าต่างวิเคราะห์ข้อมูลจะไม่ได้อัปเดตเองโดยอัตโนมัติ ดังนั้นถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง ให้คุณปิดเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลเสียก่อน และเรียกใช้งานอีกครั้งเพื่อดูผลลัพธ์ที่อัปเดต)
นอกจากนั้นแล้ว คุณยังสามารถนำแผนภูมิต่างๆ ในนี้ รวมไปถึงตารางข้อมูลแบบกำหนดเองที่สร้างขึ้นมาสำหรับแผนภูมินั้นๆ ออกจากแถบด้านข้าง เพื่อนำไปใช้ใน Excel, Word หรือ PowerPoint ด้วยการคลิกที่ข้อความ ‘+ แทรก’ (+ Insert) ที่ด้านล่างของไอเทม (พร้อมกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากตารางเดิม) เพื่อแทรกมันลงไปในหน้ากระดาษใหม่ในงานของคุณ
อัปเลเวลขึ้นอีกนิด: ให้ Excel ตอบคำถามของคุณ
เป้าหมาย: ค้นหาคำตอบสำหรับคำถามที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลของคุณ
วิธีแบบเดิมๆ: สร้างสูตรขึ้นมาสำหรับใช้ในการคำนวณคำตอบ ซึ่งส่วนใหญ่มักจะให้คุณจัดระเบียบตารางของคุณใหม่หรือสร้างตารางเพิ่ม เพียงเพื่อใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเหล่านั้น
ใช้ฟีเจอร์วิเคราะห์ข้อมูล: ใช้ภาษาง่ายๆ เพียงถามคำถามกับ Excel ในกล่องข้อความที่อยู่ด้านบนของบานหน้าต่างวิเคราะห์ข้อมูล เช่น สำหรับตารางด้านบน คุณอาจจะถามว่า “ไอเทมชิ้นไหนที่มียอดขายมากที่สุด?” ซึ่งคุณอาจจะได้เซอร์ไพรส์กับคำตอบของ Excel เพราะสิ่งนั้นคือ ยางหลัง! (โปรดตรวจสอบภาษาที่รองรับภายในแอป)
อีกทั้ง คุณยังสามารถป้อนคำถามที่เกี่ยวข้องกับเขตข้อมูลต่างๆ เช่น “ยอดรวมของรายได้จากการขายจักรยานเสือภูเขาและจักรยานเสือหมอบคือเท่าไร?” หรือ “ภูมิภาคไหนที่ขายจักรยานเสือภูเขาและจักรยานเสือหมอบได้น้อยที่สุด?” หรือ “จำนวนของยางหน้าและยางหลังในภาคตะวันตก?” เพียงแค่อย่าลืมใส่ชื่อของเขตข้อมูลต่างๆ ในคำถามของคุณเท่านั้นเอง
เคล็ดลับดีๆ: เลือกวิธีวิเคราะห์เขตข้อมูลแต่ละอัน
บานหน้าต่างวิเคราะห์ข้อมูลจะมีเครื่องมือสำหรับลบเขตข้อมูลที่ไม่ต้องการ และเพื่อเป็นการตรวจสอบว่า Excel กำลังทำงานอยู่บนเขตข้อมูลต่างๆ อย่างถูกต้อง คุณสามารถคลิกที่ปุ่มการตั้งค่า (รูปฟันเฟือง) ที่อยู่ติดกับ Discover Insights เพื่อให้กล่องข้อความ “เขตข้อมูลใดที่คุณสนใจมากที่สุด” ปรากฏขึ้นมา
ตัวอย่างเช่น สำหรับร้านซ่อมจักรยานของเรา คุณจะเห็นว่าฟีเจอร์วิเคราะห์ข้อมูลสามารถระบุเขตข้อมูลที่ไม่ใช่ตัวเลขได้อย่างถูกต้อง แต่ถ้าคุณต้องการที่จะเปลี่ยนผลรวมของ ‘ราคา’ (Price) ให้เป็นค่าเฉลี่ยแทน ก็สามารถทำได้โดยการคลิกที่ ‘ผลรวม’ (Sum) และเลือก ‘ค่าเฉลี่ย’ (Average) คราวนี้คุณก็จะสามารถพิมพ์คำถามอย่าง “ราคาของแต่ละภูมิภาค?” และดูแผนภูมิค่าเฉลี่ยของราคาตามพื้นที่ได้เลย