ทำงานง่ายขึ้นได้ด้วย Microsoft Word การทำเอกสารร่วมกันกับเพื่อนร่วมงาน เพื่อนร่วมห้อง และลูกค้าจะสะดวกมากขึ้นอีกขั้น ซึ่งไม่เพียงแค่หลายๆ คนจะสามารถแก้ไขไฟล์ได้แบบเรียลไทม์เท่านั้น Word ยังสามารถไฮไลต์ทุกการเปลี่ยนแปลง (และบอกด้วยว่าใครเป็นคนแก้) ทำให้คุณยอมรับหรือปฏิเสธแต่ละการแก้ไขเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย

ในการเปิดใช้ฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลง ให้คุณไปที่แถบ “รีวิว” แล้วเปิดใช้ “ติดตามการเปลี่ยนแปลง”

และเราก็มี 3 วิธียกระดับการติดตามการเปลี่ยนแปลงมาฝากด้วยนะ

เมื่อเปิดใช้ “ติดตามการเปลี่ยนแปลง” แล้ว คุณจะเห็นทุกๆ การแก้ไขเป็นค่าเริ่มต้น แต่ว่าคุณสามารถให้ Word ไฮไลต์แค่การแก้ไขประเภทใดประเภทหนึ่งได้โดยการคลิก “รีวิว” ในแถบเครื่องมือ จากนั้นก็คลิก “ตัวเลือกการมาร์กอัป” เอาติ๊กถูกออกให้หมดยกเว้น “การจัดรูปแบบ” เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงเฉพาะที่เกี่ยวกับสไตล์ เช่น ฟอนต์และระยะห่างของบรรทัด ติ๊กที่ “การแทรกและลบ” เพื่อไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงของข้อความ ถ้ามีคนทำงานในเอกสารด้วยกันหลายๆ คน คุณสามารถดูการแก้ไขและคอมเมนต์ที่คนใดคนหนึ่งเขียนไว้ได้ โดยเลือก “ผู้รีวิว” จากนั้นก็ติ๊กชื่อของผู้ร่วมงานนั้นๆ คุณยังสามารถปรับแต่งการไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงประเภทต่างๆ ของ Word ได้โดยไปที่ ตัวเลือกการมาร์กอัป > กำหนดลักษณะ จากนั้นก็เปลี่ยนสีที่ใช้บ่งบอกการเพิ่มหรือการลบข้อความได้ตามต้องการ หรือจะมาร์กเพื่อนร่วมงานด้วยสีต่างๆ เพื่อให้ง่ายต่อการสังเกตก็ได้

เพื่อตรวจเช็กการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพ ให้คลิกที่ลูกศรข้างๆ ปุ่ม “ยอมรับ” หรือ “ปฏิเสธ” และเลือก ยอมรับ/ปฏิเสธและย้ายไปยังรายการถัดไป โดย Word จะทำตามที่คุณเลือกและกระโดดไปยังตำแหน่งต่อไปที่คุณต้องตรวจสอบ ส่วนถ้าคุณอยากตรวจสอบเอกสารแบบสะอาดตาและยอมรับการแก้ไขทุกอันแบบรวดเดียวจบ ให้คลิก “มาร์กอัปทั้งหมด” ในแถบเครื่องมือ แล้วเปลี่ยนเป็น “ไม่มีมาร์กอัป” โดยถ้าคุณตรวจและโอเคกับทุกอย่างแล้ว คลิกลูกศรที่ติดกับปุ่ม “ยอมรับ” จากนั้นก็เลือก “ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด” ก็เรียบร้อย ยังมีเคล็ดลับอยู่ด้วยคือ ถ้าคุณเลือกข้อความทั้งประโยค ย่อหน้า หรือทั้งหน้ากระดาษ การกด ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ จะส่งผลกับการแก้ไขในส่วนที่คุณเลือกทั้งหมด

ลืมเปิดใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารเหรอ? ไม่ต้องห่วง! ถ้าคุณมีไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าอยู่ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ “เปรียบเทียบเอกสาร” ของ Word เพื่อเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงได้ โดยไปที่ เครื่องมือ > ติดตามการเปลี่ยนแปลง > เปรียบเทียบเอกสาร แล้วเลือกไฟล์ต้นฉบับกับไฟล์ที่จะนำมาเทียบ Word จะสร้างเอกสารใหม่ที่ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเอาไว้ ซึ่งคุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละอันได้เหมือนกันทุกประการ