Microsoft 365 เปิดให้ใช้งานกันแล้วที่ Mac App Store และด้วยบัญชีสมาชิก 365 คุณจะสามารถเข้าใช้งานทุกฟีเจอร์จากทุกแพลตฟอร์มได้เลย การสมัครก็ง่ายดายเพียงล็อกอินผ่าน 365 แอพใดก็ได้แล้วทำการอัปเกรด มาดูวิธีการใช้งานและฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่สุดจะลงตัวโดยการใช้แอพเดสก์ท็อปเหล่านี้กันเลย

ประสิทธิภาพในการทำงานจะเพิ่มขึ้นได้ก็ต่อเมื่อเราทำงานเข้ากันได้อย่างดี ด้วยเหตุนี้ Microsoft 365 จึงใช้โค้ดพื้นฐานแบบเดียวกันบนทุกแพลตฟอร์ม ทำให้ผู้ใช้งาน 365 บน Mac, iOS และ Windows สามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้อย่างราบรื่น

ทุกการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นใน Word และ PowerPoint จะถูกอัปเดตทั่วถึงกันอย่างทันท่วงทีสำหรับทุกคนที่ทำงานร่วมกัน ในขณะที่ Excel จะรีเฟรชตารางให้ทันทีหลังจากที่เราทำการแก้ไข งานทุกเวอร์ชันจะถูกเซฟเก็บเอาไว้ในคลาวด์ เพื่อให้คุณสามารถย้อนกลับมาดู หรือถ้าอยากย้อนกลับไปใช้เวอร์ชันเดิม ก็ทำได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ นอกจากนี้แอพยังมีตัวเลือกให้คุณได้แชทคุยกันภายในแอพแบบไม่ต้องเปลี่ยนหน้าต่างไปมาอีกด้วย

“Microsoft รักการทำงานบน Mac มาก” Rob Howard ผู้อำนวยการอาวุโสของ Microsoft ฝ่ายการตลาดของ Microsoft 365 กล่าว “เรามุ่งมั่นที่จะให้ Mac เป็นแพลตฟอร์มใช้งานสำคัญของเรา และได้ทุ่มทุนไปกับแพลตฟอร์มนี้เยอะมาก” การอัปเกรดฐานโค้ดครั้งยิ่งใหญ่นี้แปลว่าผู้ใช้ Mac จะได้ใช้ฟีเจอร์ใหม่ล่าสุดเร็วขึ้น และทีมก็คาดว่าจะอัปเดตให้กับผู้สมัครรับ 365 กันได้แบบเดือนละครั้งเลย

ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันนั้นเป็นเพียงหนึ่งในหลายๆ สิ่งที่กำลังจะตามมาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ เริ่มจากการเช็กให้ดีว่าคุณสมัครสมาชิก Microsoft 365 เรียบร้อยดีแล้วและเอกสารของคุณถูกเซฟเอาไว้อยู่ใน OneDrive หรือ SharePoint หรือยัง จากนั้นก็คลิกที่ปุ่ม “แชร์” (Share) ตรงมุมขวาบนของ Word, PowerPoint หรือ Excel และชวนคนอื่นๆ เข้ามาทำงานร่วมกันได้เลย ทุกคนที่ถูกชวนก็จะได้อีเมลที่แนบลิงก์ให้ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและอุปกรณ์พกพา ทำให้งานจะอยู่ติดตัวคุณไปทุกที่ทุกเวลา

เมื่อแจกจ่ายงานกันเสร็จแล้ว ทีนี้มาดูกันว่าฟีเจอร์ใหม่นี้มีอะไรที่จะทำให้เราทำงานได้อย่างราบรื่นชื่นบานกันบ้าง

เมื่อมีคนร่วมแชร์เอกสาร Word ของคุณ รูปถ่ายหรือชื่อย่อของเขาก็จะโผล่ขึ้นตรงมุมบนของหน้าต่าง และในเอกสารคุณก็จะเห็นธงเล็กๆ ที่แสดงชื่อและเคอร์เซอร์ของคนๆ นั้น ทุกสิ่งทุกอย่างที่พวกเขาพิมพ์ลงไปก็จะโผล่ขึ้นมาแบบเรียลไทม์เลย

อีกทั้งยังมีหน้าต่างแชทที่ให้คุณสามารถพูดคุยกันแบบเร็วๆ กับทุกคนได้ด้วย แต่ตอนนี้ ฟีเจอร์นี้ใช้ได้แค่สำหรับคนที่ใช้งานบนเดสก์ท็อปเท่านั้น และประวัติการแชทก็จะไม่ถูกเก็บไว้ด้วย เพราะฉะนั้นถ้าคุณอยากจะอธิบายหรือคอมเมนต์อะไรลงไป เราแนะนำว่าให้แนบคอมเมนต์ไปในเอกสารจะดีกว่า

ใน PowerPoint เราจะสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงล่าสุดได้อย่างง่ายดายเมื่อเปิดเอกสารนั้นขึ้นมา สไลด์ที่ถูกแก้จะถูกไฮไลต์ด้วยสีฟ้าในหน้าต่างธัมบ์เนลด้านซ้าย พอคลิกเปิด ก็จะเห็นการแก้ไขต่างๆ ที่มีเครื่องหมายบอกอย่างชัดเจน

ทุกอย่างที่คุณทำก็จะถูกเซฟโดยอัตโนมัติในเอกสาร PowerPoint และการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างจะเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์เช่นกัน และจะมีเพียงผู้ใช้คนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขในบริเวณนั้นได้ในขณะนั้นเพื่อป้องกันไม่ให้ทุกคนแก้ทับกันไปมา เมื่อมีคนกำลังพิมพ์ในกล่องข้อความนั้นอยู่ กรอบสีสดใสก็จะปรากฏขึ้นมาเพื่อให้คุณรู้ว่ามันถูกล็อกไว้นั่นเอง

เมื่อคุณเซฟเอกสารแล้ว คุณก็จะได้รับการแจ้งเตือนว่ามีการแก้ไขอะไรที่ขัดแย้งกันเกิดขึ้นบ้างเพื่อให้คุณเข้าไปจัดการได้ และเอกสารเวอร์ชันเก่าๆ ทั้งหมดก็จะอยู่ที่ปุ่ม Activity ที่หน้าตาเหมือนนาฬิกาที่มีลูกศรทวนเข็มนาฬิกานั่นเอง

เช่นเดียวกันกับ Word และ PowerPoint ซึ่งเคอร์เซอร์ของแต่ละคนจะมีธงติดตัวอยู่ในเอกสารด้วย แต่ Excel เองก็มีฟีเจอร์ที่ไม่เหมือนใครอยู่นะ เมื่อคุณคลิกบนรูปของใครสักคนบนตรงมุมบนของหน้าต่าง คุณก็สามารถคลิกในเมนูเพื่อไปที่ช่องที่คนๆ นั้นกำลังทำงานอยู่ได้เลย ฟีเจอร์นี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับคนที่ต้องทำงานกับเอกสารไฟล์ใหญ่ๆ หรือที่มีแท็บจำนวนมากจนไกลสุดลูกตาและเกินขอบจอของเราออกไปอีก ถ้าหากทุกคนในโปรเจกต์นี้เปิดฟีเจอร์ออโต้เซฟ การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นใน Excel ก็จะถูกอัปเดตทันที และถ้าคุณต้องการไฟล์เวอร์ชันเก่าก็คลิกไปที่ ไฟล์ > คืนค่า แล้วเลือกจากประวัติเวอร์ชันได้เลย

คุณสามารถเข้าใช้งานในทุกฟีเจอร์ของแอพทั้งหมดใน Microsoft 365 จากทุกแพลตฟอร์มได้ผ่านการสมัครรับ Microsoft 365 เพียงลงชื่อเข้าใช้แอพ 365 แอพใดก็ได้แล้วอัปเกรดการสมัครรับ