Med Microsoft Word er det lett å samarbeide med kolleger, medstudenter og kunder om dokumenter. Ikke bare kan flere redigere en fil samtidig, i sanntid – i tillegg kan Word markere hver eneste endring (og angi hvem som gjorde den) så du kjapt kan godta eller avslå endringene.
For å aktivere endringssporing går du til Se gjennom og skrur på Spor endringer.
Her får du tre tips om hvordan du kan jobbe effektivt med endringssporing.
Tilpass visningen
Når endringssporing er aktivert, ser du som standard alt som redigeres. Du kan imidlertid be Word om å kun markere visse typer endringer – klikk på Se gjennom i verktøylinjen og deretter på Alternativer for markering.
Fjern avkryssingen for alt bortsett fra Formatering for å kun se hva som er gjort med stilen i dokumentet (for eksempel endring av skrifttype eller linjeavstand). Huk av for Innsettinger og slettinger for å se forandringer som er gjort med selve teksten.
Hvis flere personer har jobbet med dokumentet, kan du se endringene og kommentarene til hver enkelt: Velg Korrekturlesere, og kryss av eller fjern avkryssingen for hvert navn.
Du kan til og med velge hvordan Word skal markere ulike typer endringer. Gå til Alternativer for markering > Innstillinger. Nå kan du for eksempel velge én farge for innsettinger og en annen for slettinger. Eller du kan gi de ulike deltakerne hver sin farge for å enkelt se hvem som har gjort hva.
Gå kjapt gjennom alt
Du kan kjapt gå gjennom endringene ved å klikke på pilen ved siden av Godta eller Forkast, og deretter Godta eller Avvise denne endringen, og flytt til neste. Word gjør endringen og hopper til neste punkt. Hvis du vil se hvordan dokumentet blir hvis du godtar alle endringene (uten å faktisk bekrefte dem), kan du klikke på Alle markeringer i verktøylinjen og bytte til Ingen markering. Hvis alt ser bra ut, klikker du på pilen ved siden av Godta og velger Godta alle endringer.
Et godt tips: Hvis du velger en setning, et avsnitt eller en hel side med tekst, kan du bruke Godta- eller Forkast-menyene for å godta eller avvise alle endringene i utvalget samtidig.
Sammenlign og se forskjellene
Glemte du å aktivere endringssporing? Det går fint! Hvis du har lagret en tidligere versjon av dokumentet, kan du bruke Word-funksjonen Sammenlign dokumenter.
Gå øverst til Verktøy > Spor endringer > Sammenlign dokumenter. Her velger du det opprinnelige samt det reviderte dokumentet. Word oppretter et nytt dokument der alle forskjellene er markert, og du kan godta eller avvise endringene som vanlig.