Microsoft Word מקל עליכם כשאתם עובדים על מסמכים בשיתוף עם עמיתים לעבודה, חברים ללימודים או לקוחות. לא רק שמספר אנשים יכולים לערוך קובץ אחד בו זמנית, Word יכול להדגיש כל עריכה שבוצעה (ולציין את מי שביצעו אותה) כדי שתוכלו לזהות ולהחליט בזריזות אם לקבל או לדחות אותה.

כדי לאפשר את מעקב השינויים, לחצו על כרטיסיית ה"סקירה" (Review) והפעילו את המעקב בלחיצה על "עקוב אחר שינויים" (Track Changes).

הכנו בשבילכם שלוש דרכים שישדרגו את המעקב שלכם.

ברירת המחדל של "עקוב אחר שינויים" (Track Changes) היא הדגשת כל העריכות שבוצעו במסמך. כדי להגדיר ל‑Word סוגי עריכה מסוימים, לחצו על "סקירה" (Review) בסרגל הכלים ועל "אפשרויות סימון" (Markup Options).

בטלו את כל תיבות הסימון פרט ל"עיצוב" (Formatting) כדי להציג רק שינויים בסגנון של המסמך (כמו גופן ומרווח בין השורות) או סמנו את "הוספות ומחיקות" (Insertions and Deletions) כדי להדגיש שינויים שבוצעו בטקסט.

אם כמה אנשים עבדו על המסמך שלכם, תהיה לכם אפשרות להציג את העריכות וההערות שבוצעו לפי שם: בחרו ב"עורכים" (Reviewers) ולחצו על שם כדי לסמן או לבטל אותו.

אתם יכולים גם להתאים אישית את סגנון ההדגשה של Word לפי סוגים שונים של עריכה בלחיצה על "אפשרויות סימון" (Markup Options) > "העדפות" (Preference). הקצאת צבע אחד להוספה של טקסט וצבע אחר למחיקה, או הקצאת צבע שונה לכל עורך כדי לזהות בקלות את האחראים לעריכות, הם רק חלק משלל התאמות שאתם יכולים לבצע.

כדי לעבור בין העריכות השונות ביעילות, לחצו על החץ שליד "קבל" (Accept) או "דחה" (Reject), בחרו האם לקבל או לדחות את העריכה ולחצו על "הבא" (Move to Next). כך Word יבצע את השינוי ויעבור לעריכה הבאה שאתם צריכים לבדוק.

לקבלת תצוגת מסמך נקייה שכוללת את כל העריכות שהתקבלו מבלי להתחייב אליהן, לחצו על "כל הסימונים" (All Markup) בסרגל הכלים ושנו את הבחירה ל"ללא סימונים" (No Markup). אם אתם מרוצים מכל השינויים שבוצעו, לחצו על החץ שליד "קבל" ובחרו ב"קבל את כל השינויים" (Accept All Changes).

טיפ: אם אתם מסמנים משפט, פסקה או עמוד טקסט שלם, שימוש בתפריטי ה"קבל" (Accept) וה"דחה" (Reject) יחיל את אותה פעולה על כל עריכה שתבחרו.

שכחתם להפעיל את מעקב השינויים? לא לדאוג! אם יש לכם גרסה מוקדמת של המסמך אתם יכולים להשתמש באפשרות "השוואת מסמכים" (Compare Documents) של Word.

בחרו ב"כלים" (Tools) > "עקוב אחר שינויים" (Track Changes) > "השוואת מסמכים" (Compare Documents). לאחר מכן Word ייצור מסמך חדש שמדגיש את ההבדלים בין המסמכים, ואתם תוכלו לקבל או לדחות כל שינוי כאילו לא שכחתם להפעיל את המעקב.