Tento článok je súčasťou série zameranej na zlepšovanie tvojich schopností v Exceli. Nižšie nájdeš linky na ďalšie články z tejto série.
Analýza tabuľky s údajmi často znamená zdĺhavú prácu so vzorcami za účelom získania dôležitých prehľadov. Nástroj Analýza údajov v programe Excel ti tento proces uľahčí vytvorením množstva odporúčaných grafov a tabuliek a zjednoduší získavanie užitočných informácií prirodzeným jazykom.
Prečítaj si teraz návod, ktorí ti umožní rozpoznanie trendov vo svojich údajoch bez potreby napísania jediného vzorca.
Na začiatok: Nechaj Excel vykonať základné úlohy
Tvoj cieľ: Analyzovať údaje o predaji zo štyroch regiónov opravovne bicyklov s cieľom nájsť v nich trendy a ďalšie dôležité informácie.
Starý spôsob: Vytvoriť viacero grafov pre rôzne prehľady a zhrnutia údajov a reorganizovať tabuľku tak, aby bola optimalizovaná pre každý graf.
S nástrojom Analýza údajov: Nechaj Excel vytvoriť tieto grafy a tabuľky za teba, pričom ti ponúkne rôzne prehľady, z ktorých si môžeš vybrať.
V ľavej časti tabuľky nižšie sú napríklad údaje o predaji za jeden mesiac v sieti opravovní bicyklov (každá predajňa ponúka bicykle, plášte a servisné súpravy).
Ak chceš získať automatizované prehľady, jednoducho klikni kdekoľvek v tabuľke a potom klikni na položku Analýza údajov na karte Domov. Excel roztriedi údaje v tabuľke a výsledky zobrazí v novom okne vpravo:
Pri prechádzaní viac ako 20 výsledkov nájdeš regionálne prehľady predaja, grafy tržieb za jednotlivé produkty, regionálne porovnania a mnohé ďalšie informácie – vizualizácie, ktorých vytvorenie by ti ručne zabralo hodiny! Výsledky v okne Analýza údajov sa neaktualizujú automaticky, takže ak zmeníš niektoré polia v tabuľke, zatvor nástroj Analýza údajov a znovu ho spusti, ak chceš vidieť aktualizované výsledky.
Dokonca všetky tieto grafy a dátové tabuľky dokážeš vybrať z bočného panela a použiť ich v Exceli, Worde alebo PowerPointe: Kliknutím na text + Vložiť pod položkou ju vložíš (spolu s príslušnými údajmi z pôvodnej tabuľky) do nového hárku v zošite.
Nová možnosť: Nechaj Excel odpovedať na tvoje otázky
Tvoj cieľ: Nájsť odpovede na otázky o údajoch.
Starý spôsob: Vytvoriť vlastný vzorec, ktorý vypočíta odpoveď, čo si pravdepodobne vyžaduje reorganizáciu tabuľky alebo vytvorenie ďalších tabuliek s príslušnými údajmi.
S nástrojom Analýza údajov: Pomocou prirodzeného jazyka jednoducho polož Excelu otázku v textovom poli v hornej časti okna nástroja Analýza údajov. V prípade vyššie uvedenej tabuľky sa môžeš opýtať: Ktorá predaná položka mala najvyššie tržby? (na obrázku v ang.: Which Item Sold had the highest Revenue?). Excel ti možno prekvapivo odpovie, že to boli zadné pneumatiky:
Môžeš tiež zadávať otázky zahŕňajúce viacero polí údajov, napríklad: Aké sú celkové tržby z predaja horských a cestných bicyklov? alebo: V ktorom regióne sa predalo najmenej horských a cestných bicyklov? či: Množstvo predaných zadných a predných pneumatík v západnom regióne? Len nezabudni do dotazu uviesť skutočný názov poľa (polí) údajov.
Profi tip: Vyber si spôsob analýzy jednotlivých polí
Okno nástroja Analýza údajov poskytuje aj nástroje na vylúčenie polí z analýzy, ako aj na potvrdenie, že Excel správne spracúva každé pole. Na tento účel klikni na tlačidlo nastavenia (ozubené koleso) vedľa položky Objaviť prehľady, čím vyvoláš dialógové okno: Ktoré polia ťa najviac zaujímajú? (na obrázku v ang. Which fields interest you the most?):
Na našom príklade opravovne bicyklov môžeš vidieť, že nástroj Analýza údajov správne identifikoval nečíselné polia, no možno budeš chcieť, aby analyzoval cenu ako priemer a nie ako súčet. Klikni na Sum a vyber Priemer – teraz môžeš zadať dotaz typu Aká je cena podľa regiónu?, čím sa zobrazí graf priemernej ceny podľa regiónu.