Den här artikeln är del av en serie som ska hjälpa dig vässa dina Excel-kunskaper. Du hittar länkar till resten av artiklarna nedan.

Microsoft Excel kan enkelt hantera tabeller med enorma datamodeller och tusentals celler, men minst lika viktigt är förstås att du ska kunna analysera all information de faktiskt innehåller. Nåt som underlättar rejält för det är villkorsstyrd formatering, ett verktyg som framhäver den viktigaste informationen genom att automatiskt anpassa utseendet för olika celler utifrån deras värde.

Titta till exempel på den här enkla tabellen över poängsnitt för en basketsäsong på 15 matcher:

Låt säga att du vill plocka fram de högsta tre poängantalen i tabellen. I det läget skulle du kunna gå igenom alltihop själv och sen märka cellerna med högst värde manuellt, men med villkorsstyrd formatering slipper du ägna all den tiden och mödan.

Välj först de celler som innehåller alla data (C4 till Q12) och välj Format > Villkorsstyrd formatering; klicka sen på plustecknet i rutan som visas för att lägga till en regel. Då hamnar du i en ruta där du kan skapa nya formateringsregler; vi valde följande:

Under Formatera med väljer du Eget format. Välj fetstil på gul bakgrund med röda cellkantlinjer så att cellerna är tydligt markerade. Klicka på OK för att spara regeln, och sen OK än en gång för att gå ur inställningarna. Kalkylbladet ser nu ut så här, med alla de bästa poängplockarna tydligt utmarkerade:

Låt säga att du istället vill hitta alla som gjorde 19 eller fler poäng, eller alla som gjorde 0 eller 1 poäng. Gå då tillbaka till rutan för nya formateringsregler, välj Ikonuppsättningar och ställ in alternativen så som visas nedan (notera att ingen ikon valts för spelare som gjorde mellan 2 och 18 poäng, eftersom vi inte vill lyfta fram det intervallet).

Spara den här regeln (med föregående formateringsregeln borttagen), så ser tabellen ut så här:

Nu kan du direkt se både vilka som briljerat och vilka som kanske behöver slipa lite på sitt skott; dessutom tillämpas den villkorsstyrda formateringen automatiskt på alla eventuella uppdateringar.

Det här är bara ett väldigt enkelt exempel på vad du kan göra med villkorsstyrd formatering, men det visar hur du snabbt kan få grepp om stora datamängder och genast hitta svaren du söker.