Den här artikeln är del av en serie som ska hjälpa dig vässa dina Excel-kunskaper. Du hittar länkar till resten av artiklarna nedan.
En av de smartaste funktionerna i Microsoft Excel är så kallade pivottabeller, som snabbt och smidigt låter dig se en och samma uppsättning data ur flera olika perspektiv. Pivottabeller hjälper dig få svar på alla möjliga frågor utan att behöva skapa komplicerade formler och lämpliga utmatningsformat.
Titta på den här tabellen över hur långt en leveransförare kör per dag:
Du kan skapa en serie formler för att räkna ut hur många kilometer Susan kört eller vilken region hon kört flest kilometer i. Men med en pivottabell kan du få svar på både och – samt en rad andra frågor – med mindre jobb.
Ett klick är allt som krävs
För att skapa en pivottabell måste dina data vara i tabellform, utan några tomma rader eller kolumner, klicka på Infoga i verktygsfältet och välj därefter Rekommenderade pivottabeller i fliken som visas. Utifrån dina källdata skapar Excel då automatiskt ett nytt blad med lämplig layout.
Nu kan du alltså enkelt se vilken region hon kört flest kilometer i. Men tänk om du vill se hur många kilometer Susan körde. Inga problem, med en pivottabell får du fram det på nolltid.
Klicka var som helst i pivottabellen, så visas en ruta till höger med fem avsnitt rubricerade som Fältnamn, Filter, Kolumner, Rader och Värden.
Välj Förare i sektionen Fältnamn, så visas olika förare i pivottabellen. Gå sen till Rader och dra upp Förare ovanför Datum. På så sätt prioriteras föraren över datumet i varje rad.
Den uppdaterade pivottabellen ger nu svar på båda dina frågor: dels i vilken region Susan körde flest kilometer, dels hur långt hon körde sammanlagt. Gör tabellen ännu enklare att läsa genom att bocka ur Datum i området Fältnamn:
Det här är ett väldigt enkelt exempel, men det ger ett smakprov på hur användbar funktionen är.
Kom ihåg att pivottabeller inte ändrar några av dina källdata, så du behöver aldrig oroa dig för att nåt ska förstöras eller försvinna. Excel uppdaterar dessutom pivottabellen när du lägger till data i källtabellen.
Det gyllene utsnittet
Om du snabbt vill justera vilka data som syns i pivottabellen kommer utsnitt väl till pass.
Klicka var som helst i pivottabellen och välj Utsnitt under fliken Infoga, så visas en ruta med en lista över alla aktiva fältnamn i din tabell.
Bocka för ett eller flera fält, så visas ett utsnitt för varje där du kommer åt specifika uppgifter med ett enda klick. Här kan du till exempel se ett regionsbaserat utsnitt av våra data. Klicka på valfri region för att endast se data för just den regionen.
Med pivottabeller och utsnitt kan du enkelt analysera komplexa data. Mer information om pivottabeller finns i hjälpavsnitten inne i appen eller i onlineversionen, där du även hittar länkar till fler tips: