Den här artikeln är del av en serie som ska hjälpa dig vässa dina Excel-kunskaper. Du hittar länkar till resten av artiklarna nedan.

Dataanalys kan ge viktiga insikter, men det är sällan särskilt kul eller smidigt att sitta och pilla med formler. Funktionen Analysera data i Excel underlättar processen ordentligt genom att skapa en rad olika rekommenderade diagram och tabeller som ser till att du snabbt kan få fram information med naturligt språk.

Så här kan du se trender i dina data utan att behöva skriva en enda formel.

Ditt mål: Analysera försäljningsstatistik från en cykelbutikskedjas fyra regioner för att se trender och dra slutsatser.

Det gamla sättet: Att skapa flera diagram för olika vyer och sammanfattningar av dina data, där tabellerna måste arrangeras om och optimeras för varje diagram.

Med funktionen Analysera data: Låt Excel skapa diagrammen och tabellerna åt dig och visa olika aspekter att analysera.

Vänstra sidan av tabellen nedan visar en månads försäljningsstatistik för cykelbutikskedjan (varje butik säljer hela cyklar, däck och servicekit).

För automatiska analyser kan du klicka var som helst i tabellen och sen klicka Analysera data under verktygsfältet Hem. Excel bryter då ned alla data i tabellen och visar resultatet i en ny ruta till höger.

Över 20 resultat visas, bland annat regionala försäljningssammanfattningar, grafer med intäkter per produkt och regionala jämförelser – smidigt, överskådligt och inte minst oerhört tidseffektivt – hade man gjort alltihop manuellt hade det troligtvis tagit flera timmar! Resultaten i rutan Analysera data uppdateras inte automatiskt, så om du ändrar några av fälten i tabellen får du stänga ned och starta om verktyget Analysera data för att uppdatera allt.

Dessutom kan du dra ut alla de här diagrammen (inklusive de anpassade datatabellerna som skapats för dem) ur sidomenyn och använda dem i Excel, Word eller PowerPoint – klicka på ”+ Infoga”-texten under ett objekt för att infoga det (inklusive eventuella relevanta data från din ursprungliga tabell) i ett nytt ark i din arbetsbok.

Ditt mål: Att få svar på frågor om dina data.

Det gamla sättet: Att skapa en anpassad formel som räknar ut svaret, vilket oftast kräver att du ordnar om tabellen eller skapar fler tabeller som bara innehåller precis de data som behövs.

Med funktionen Analysera data: Fråga helt enkelt Excel i textrutan längst upp i Analysera data-rutan. För tabellen ovan kan du exempelvis fråga ”Vad har gett högst intäkter?”, varpå Excel svarar att det faktiskt är bakdäck som tjänat in mest.

Du kan även skriva in frågor som täcker in flera datafält, exempelvis ”Vad är totala intäkterna för mountainbike och streetbike?”, ”Vilken region sålde minst antal mountainbike och streetbike?” eller ”Antal bakdäck och framdäck i region väst?” – se bara till att namnen på datafälten ingår i din fråga.

Analysera data-rutan gör det även möjligt att exkludera vissa fält från analys och bekräfta att Excel hanterar varje fält på rätt sätt. Klicka på kugghjulsknappen för inställningar) bredvid Upptäck insikter för att få upp "Vilka fält intresserar dig mest?"-rutan.

I vårt cykelbutiksexempel här kan du se att Analysera data lyckades identifiera fälten utan siffror, men det är antagligen mer användbart att se ett medelpris snarare än en summa av alla priser. Klicka på Summa och välj Medel, sen är det bara att skriva in en fråga som ”Vad är pris per region?” för att se medelpriset per region.