Microsoft Word gör det lätt att samarbeta med kollegor, kurskamrater och kunder. Dels kan flera personer redigera filer samtidigt, dels kan Word markera alla ändringar som görs (inklusive vem som gjort dem) så att man snabbt kan välja vilka man vill godkänna och inte.
Om du vill spåra ändringar klickar du helt enkelt på Granska och slår på Spåra ändringar.
Här är tre sätt att få ut det mesta av den här funktionen.
Se bara det du vill se
När du väljer att spåra ändringar syns vanligtvis alla redigeringar som görs, men du kan även låta Word markera specifika sorters ändringar genom att klicka på Granska och sen Markeringsalternativ.
Bocka ur allt utom Formatering om du bara vill se hur sånt som typsnitt och radavstånd har anpassats. Vill du se hur själva texten redigerats bockar du i Infogat och borttaget.
Om flera personer har jobbat på dokumentet kan du se vilka redigeringar och kommentarer som gjorts av en viss person. För att göra det klickar du på Granskare och bockar sen i namnet på den vars ändringar du vill kolla.
Du kan till och medanpassa hur Word markerar olika typer av ändringar genom att gå in på Markeringsalternativ > Inställningar. Du kan till exempel ha en färg för infogningar och en för borttagningar, eller ge varje granskare varsin färg för att snabbt se vem som ändrat vad.
Snabbgranska
Vill du snabba på redigeringen lite? Klicka på pilen bredvid Acceptera eller Avvisa och välj sen Acceptera/Avvisa och gå till nästa, så kan du beta av granskningen på nolltid.
Du kan även förhandsgranska dokumentet med alla ändringar accepterade innan du väljer att göra nåt. För att göra det klickar du på Alla markeringar i verktygsfältet och byter istället till Inga markeringar. Om du är nöjd med allt klickar du på pilen bredvid Acceptera och väljer Acceptera alla ändringar.
Du kan även markera särskilda avsnitt (meningar, stycken eller hela sidor) och använda Acceptera eller Avvisa för att tillämpa ett och samma val på just det avsnittet.
Jämför och kontrastera
Har du glömt spåra ändringar? Ingen fara – om du har kvar en tidigare version av dokumentet kan du bara använda funktionen Jämföra dokument istället.
Klicka på Verktyg > Spåra ändringar > Jämför dokument och välj sen det ursprungliga respektive det reviderade dokumentet, så skapar Word ett nytt dokument med alla skillnader markerade. Sen är det bara att acceptera eller avvisa ändringarna precis som vanligt.