Poate fi o povară să analizezi un tabel de date în timp ce jonglezi cu formule pentru a obține informații importante. Funcția Analizarea datelor din Excel simplifică tot acest proces prin crearea mai multor diagrame și tabele recomandate pentru tine, prin care poți extrage foarte ușor informații relevante, prin utilizarea limbajului natural.

Iată cum poți identifica tendințele din datele tale fără să fie nevoie să scrii vreo formulă.

Scopul tău: Analizează datele de vânzări de la cele patru ateliere de reparat biciclete pentru a afla tendințe și informații.

Metoda veche: Creează mai multe diagrame pentru diferite vizualizări și rezumate cu datele tale, reorganizându-ți tabelul cu scopul de a-l optimiza pentru fiecare diagramă în parte.

Metoda Analizarea datelor: Lasă programul Excel să creeze acele diagrame și tabele pentru tine și să-ți ofere informații variate din care să alegi.

De exemplu, partea stângă a tabelului de mai jos prezintă informațiile cu vânzările pe o lună pentru atelierele de reparat biciclete. (Fiecare atelier vinde biciclete, anvelope și truse de scule).

Pentru informații automatizate, dă clic oriunde în tabel, apoi alege Analizarea datelor în bara principală de instrumente. Excel filtrează și selectează informațiile din tabel și-ți prezintă rezultatele într-un nou panou, în partea dreaptă:

Când derulezi prin mai bine de 20 de rezultate, vei găsi rezumate regionale de vânzări, grafice cu încasările pe fiecare produs, comparații între filiale și multe altele; o mulțime de vizualizări care ți-ar fi luat ore întregi dacă le-ai fi creat manual! (Rezultatele din panoul Analizarea datelor nu se actualizează automat, prin urmare, dacă schimbi orice câmp din tabelul tău, închide unealta Analizarea datelor și pornește-o din nou să vezi rezultatele actualizate).

În plus, poți accesa oricare din aceste grafice (precum și tabelele personalizate de date ale acestora) din bara laterală pentru a le folosi în programele Excel, Word sau PowerPoint: dă clic pe textul „+ Inserare” de lângă un articol pentru a-l insera (împreună cu informațiile relevante din tabelul tău original) într-o nouă foaie din registrul tău de lucru.

Scopul tău: Găsește răspunsuri la întrebările tale despre date.

Metoda veche: Creează o formulă personalizată care calculează răspunsul, ceea ce înseamnă că probabil va trebui să-ți reorganizezi tabelul sau să creezi tabele adiționale care conțin doar informațiile relevante.

Metoda Analizarea datelor: Utilizând limbajul natural, adresează întrebarea către programul Excel în caseta de text din partea de sus a panoului Analizarea datelor. Pentru tabelul de mai sus, ai putea întreba „Which Item Sold had the highest Revenue” („Ce produs vândut a avut cel mai bun profit?” Excel probabil îți va spune că, în mod surprinzător, e vorba de anvelopele de spate:

Poți adăuga și alte căutări care implică mai multe câmpuri de date, precum „What is the total Revenue of Mountain Bike and Street Bike?” („Care este totalul încasărilor de la bicicletele Mountain Bike și Street Bike?”) sau „What Region sold the least Quantity of Mountain Bike and Street Bike?” („În ce filială s-au vândut cele mai puține biciclete Mountain Bike și Street Bike”?) sau „Quantity of Back Tire and Front Tire in the west Region?” („Cantitatea de anvelope de spate și de față din filiala din vest?”). Asigură-te doar că menționezi numele câmpurilor de date în căutarea ta.

Panoul Analizarea datelor pune la dispoziție și unelte pentru a exclude anumite câmpuri din analiză, precum și pentru a confirma că Excel tratează corect fiecare câmp. Pentru a face asta, dă clic pe butonul de configurări (sub formă de rotiță) de lângă Obține detalii pentru a accesa fereastra: „Which fields interest you the most?” („Ce câmpuri te interesează cel mai mult?”):

De exemplu, pentru atelierul nostru de reparații biciclete, poți vedea cum Analizarea datelor identifică câmpurile care nu sunt numerice, dar poate vrei să analizezi prețul ca medie și nu ca sumă. Dă clic pe Sum (Sumă) și alege Average (Medie); acum poți tasta o căutare cum ar fi „What is the Price by Region?” („Care e prețul pe filială?”) și să vezi o diagramă cu prețul mediu în funcție de regiune.