Unul dintre cele mai puternice instrumente oferite de Microsoft Excel este raportul PivotTable, care îți permite să vizualizezi același set de date în diferite moduri. Folosind această funcție, poți afla răspunsuri la mai multe tipuri de întrebări fără să fie nevoie să creezi formule complexe și să formatezi rezultatele.

Să luăm drept exemplu un tabel cu informații despre kilometrajul zilnic al curierilor:

Creând o serie de formule, ai putea deduce câți kilometri (mile in tabelul atașat) a condus Susan sau care dintre zone a avut cei mai mulți kilometri. Dar un raport PivotTable îți permite să răspunzi la ambele întrebări (și la multe altele) cu mult mai puțină muncă. Iată cum:

Pentru a crea un raport PivotTable selectează datele. Acestea trebuie să fie ordonate într‑un tabel care nu are rânduri sau coloane necompletate. Dă clic pe Insert (Inserare) din bara de instrumente și apoi pe Recommended PivotTables (rapoarte PivotTable recomandate) din fila Insert care apare. Excel va crea automat o configurație mai relevantă a informațiilor.

Acum poți să vezi cu ușurință care dintre regiuni a avut cei mai mulți kilometri (vest).

Dar dacă vrei să vezi câți kilometri a condus Susan? Tocmai aceasta este frumusețea unui PivotTable.

Dă clic oriunde în interiorul tabelului și Excel va afișa un panou în dreapta cu secțiuni intitulate Field Name (Nume câmp), Filters (Filtre), Columns (Coloane), Rows (Rânduri) și Values (Valori).

În secțiunea Field Name, bifează Driver (Șofer) și vei vedea toți șoferii introduși în tabel. În secțiunea Rows, trage câmpul Driver deasupra câmpului Date (Dată). Acest lucru face ca informația despre șofer să devină primară, iar data să fie intrarea secundară pe fiecare rând.

Tabelul s‑a actualizat și acum răspunde la ambele întrebări: poți vedea nu numai că vestul a avut cel mai mare kilometraj, dar și că Susan a condus, în total, 231 mile (372 km). Pentru a face tabelul și mai ușor de citit, debifează căsuța Date din câmpul Field Name:

Deși e un exemplu foarte simplu, îți poți da seama câtă putere ai la degetul mic.

Reține că rapoartele PivotTable nu schimbă datele‑sursă, așa că poți explora și modifica fără să‑ți fie teamă că pierzi informațiile. Iar dacă adaugi date în tabelul sursă, Excel va actualiza tabelul PivotTable.

Vrei să modifici rapid datele pe care le vezi în raportul PivotTable? Aici intervin despărțitoarele.

Dă clic oriunde în tabelul tău PivotTable, apoi accesează Insert > Slicer (Despărțitor). Se afișează o casetă de dialog care listează fiecare câmp pe care l‑ai activat în tabel.

Bifează unul (sau mai multe) dintre aceste câmpuri și va apărea câte un „slicer” care îți permite să filtrezi rapid datele. De exemplu, iată datele noastre cu un „slicer” pentru câmpul Region (Regiune). Dă clic pe oricare din regiuni pentru a vedea numai datele asociate cu aceasta.

Folosind funcția PivotTable și despărțitoarele, poți analiza cu ușurință cele mai complexe date.

Pentru mai multe informații despre funcția PivotTable, accesează fila Ajutor direct din Excel sau consultă varianta online, care conține linkuri cu ponturi suplimentare: