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Usar fórmulas para analisar tabelas de dados pode tornar‑se uma tarefa complicada. Felizmente, a funcionalidade Analisar Dados do Excel simplifica o processo ao sugerir diferentes tipos de gráficos e tabelas para que possas extrair dados importantes de forma intuitiva.
Vamos explicar‑te como podes descobrir tendências sem escrever uma única fórmula.
Começa: o Excel faz o trabalho mais complicado
O teu objetivo: analisar dados de vendas das quatro regiões de uma cadeia de lojas de bicicletas para descobrir tendências e novas informações.
A solução antiga: criar vários gráficos com diferentes perspetivas e resumos dos teus dados e reorganizar a tabela para a otimizar para cada gráfico.
A solução Analisar Dados: o Excel cria gráficos e tabelas automaticamente e apresenta uma seleção de novas informações.
Por exemplo, no lado esquerdo da tabela abaixo podes consultar os dados referentes a um mês de vendas da cadeia de lojas de bicicletas (cada loja vende bicicletas, pneus e conjuntos de peças).
Para obter informações automáticas, basta clicar em qualquer parte da tabela e depois em "Analisar Dados" no separador Base. O Excel analisa todos os dados da tabela e apresenta os resultados num novo painel à direita:
Vais obter mais de 20 resultados, incluindo resumos de vendas regionais, gráficos de lucros por produto, comparações entre regiões e muito mais. Estas visualizações instantâneas demorariam várias horas se optasses pela alternativa manual. Os resultados do painel Analisar Dados não são atualizados automaticamente. Se fizeres alterações em qualquer campo da tabela, terás de reiniciar a ferramenta Analisar Dados para os atualizar.
Além disso, na barra lateral, podes exportar qualquer gráfico e respetivas tabelas personalizadas para usar no Excel, Word ou PowerPoint. Basta clicar em "+ Inserir" por baixo de um produto para o inserir (assim como os respetivos dados da tabela original) numa nova folha de dados.
Sobe de nível: faz perguntas ao Excel
O teu objetivo: obter respostas a perguntas sobre dados.
A solução antiga: criar uma fórmula personalizada que calcula a resposta e reorganizar a tabela ou criar mais tabelas com os dados necessários.
A solução Analisar Dados: com esta funcionalidade intuitiva, basta fazer uma pergunta ao Excel na caixa de texto na parte superior do painel Analisar Dados. Para a tabela acima, pergunta: "Qual é o produto com maior margem de lucro?" O Excel indica a resposta, que é, surpreendentemente, "pneus traseiros":
Também podes fazer perguntas sobre vários campos de dados, como: "Qual é o total das margens de lucro de vendas de bicicletas de montanha e bicicletas de estrada?", "Qual foi a região que vendeu menos bicicletas de montanha e bicicletas de estrada? ou "Quantos pneus traseiros foram vendidos na região oeste?" Não te esqueças de incluir o nome dos campos de dados.
Dica: Escolhe de que forma cada campo é analisado
O painel Analisar Dados inclui ferramentas que permitem excluir certos campos da análise ou confirmar que o Excel está a analisar cada campo corretamente. Basta clicar no botão de definições (ícone da engrenagem) junto a "Descobrir Informações" e abrir a janela "Que campos lhe interessam mais?":
No caso da cadeia de lojas de bicicletas, a funcionalidade Analisar Dados identificou os campos não numéricos, mas também podes pedir ao Excel que analise o campo Preço como média e não como soma. Clica em "Somar", seleciona "Média" e escreve, por exemplo, "Qual é o Preço por Região?" e obterás um gráfico com a média de preços por região.