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O Microsoft Excel consegue gerir facilmente folhas de cálculo com modelos de dados enormes e com milhares de células. Mas de que forma podes analisar todos os dados apresentados? A app oferece uma ferramenta muitas vezes negligenciada que aborda precisamente essa questão: a formatação condicional, que muda de forma automática o aspeto de uma célula com base no respetivo valor, destacando as informações mais importantes.

Considera uma folha de cálculo simples para apresentar os pontos adquiridos por jogo durante uma época de basquetebol de 15 jogos.

O que acontece se quiseres destacar as três principais pontuações do conjunto de dados? Podes sempre analisar todas as células, acompanhando os valores mais elevados e, em seguida, destacar manualmente as respetivas células. No entanto, a formatação condicional pode fazer todo o trabalho por ti.

Em primeiro lugar, seleciona a secção de dados da tabela (células C4 a Q12) e, em seguida, seleciona Formatar > Formatação Condicional. Na caixa de diálogo Gerir Regras, que entretanto aparece, clica no botão + para adicionares uma regra. Esta opção abre a caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, que preenchemos da seguinte forma:

Depois de selecionares o estilo Clássico e o Formato Personalizado aparece a opção Formatar Células. Para destacares informações, seleciona um tipo de letra a negrito com um fundo amarelo e um limite de célula vermelho. Clica em OK para guardares a regra e, em seguida, clica novamente em OK para saíres. A folha de cálculo apresenta agora o seguinte aspeto, com os principais marcadores claramente destacados:

E se, pelo contrário, pretenderes destacar quem tiver marcado 19 pontos ou mais, bem como quem tiver marcado 0 pontos ou 1 ponto? Volta à caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, seleciona a opção Conjuntos de Ícones para questões de estilo e, em seguida, configura as opções conforme apresentadas abaixo. (Tem em atenção que não escolhemos nenhum ícone para quem tiver marcado de 2 a 18 pontos, uma vez que não pretendemos destacar estas pontuações.)

Guarda a regra (com a regra de formatação anterior devidamente removida). Os dados aparecem assim:

Agora é fácil ver não só os melhores marcadores, mas também aqueles que poderão necessitar de algum tipo de treino adicional, pelo menos no que toca a encestar. Se atualizares alguma célula, a formatação condicional é automaticamente aplicada aos dados novos.

Este é um exemplo muito simples do que podes fazer com a formatação condicional. Mas pode fazer com que, da próxima vez que os dados a analisar forem mais do que muitos, seja bem mais fácil encontrares as respostas que procuras.