Ten artykuł jest częścią większej serii poświęconej użytecznym funkcjom Excela. Linki do pozostałych artykułów znajdują się poniżej.

Analizowanie tabel z danymi bywa uciążliwe, zwłaszcza kiedy musimy się zmagać z formułami, żeby móc wyciągnąć z zestawienia tych danych istotne wnioski. Funkcja analizy danych programu Excel usprawnia ten proces, tworząc różne tabele oraz wykresy i ułatwiając wydobywanie potrzebnych nam informacji za sprawą języka naturalnego.

Poniżej przedstawiamy garść porad na temat tego, jak dostrzegać trendy w danych bez konieczności wpisywania jakichkolwiek formuł.

Twój cel: Przeanalizować dane sprzedaży ze sklepów rowerowych z czterech regionów w celu odkrycia trendów rynkowych.

Po staremu: Tworzysz liczne wykresy, aby podsumować dane na różne sposoby, przebudowując tabelę tak, aby była optymalnie dostosowana do każdego z wykresów.

Z wykorzystaniem analizy danych: Pozwalasz, żeby to Excel stworzył te wszystkie wykresy i tabele za Ciebie, z uwzględnieniem rozmaitych aspektów do wyboru.

Na przykład w tabeli po lewej stronie zamieszczonego poniżej obrazu przedstawiono miesięczne dane sprzedaży sieci sklepów rowerowych (w każdym z nich sprzedawane są rowery, opony oraz zestawy naprawcze).

Aby zobaczyć analizę przeprowadzoną automatycznie, po prostu kliknij w dowolny punkt tabeli, a następnie wybierz opcję „Analiza danych” na karcie „Narzędzia główne”. Excel dzieli zawarte w tabeli dane na części, prezentując wyniki w nowym oknie, widocznym po prawej stronie:

Wśród ponad 20 wyników znajdziesz m.in. podsumowania danych regionalnych, wykresy przychodów ze sprzedaży poszczególnych produktów czy porównania osiągnięć regionów — szereg wizualizacji, których samodzielne stworzenie mogłoby Ci zająć wiele godzin! (Wyniki w oknie analizy danych nie aktualizują się automatycznie, więc jeśli zmienisz jakieś wartości w tabeli, zamknij narzędzie i powtórz analizę).

Co więcej, możesz wyciągnąć z paska bocznego dowolny z tych wykresów — czy którąś z powstałych na ich potrzeby tabel danych — i wykorzystać je w programach Excel, Word lub PowerPoint. Kliknij w tekst „+ Insert” znajdujący się pod danym elementem, aby wkleić go (wraz z danymi z Twojej pierwotnej tabeli) do nowego arkusza.

Twój cel: Znaleźć odpowiedzi na pytania dotyczące Twoich danych.

Po staremu: Tworzysz niestandardową formułę do obliczenia odpowiedzi, co najprawdopodobniej wymaga przebudowy tabeli lub przygotowania dodatkowych tabel z mniejszą ilością danych.

Z wykorzystaniem analizy danych: Posługując się językiem naturalnym, po prostu zadaj programowi Excel pytanie w polu tekstowym znajdującym się u góry okna analizy danych. W przypadku powyższej tabeli możesz zapytać: „Który towar przyniósł najwyższy przychód?”. Excel odpowie Ci, że była to, choć może Cię to zdziwi, tylna opona:

Możesz też zadawać pytania dotyczące kilku pól danych, na przykład: „Jaki jest całkowity przychód ze sprzedaży rowerów górskich i szosowych?”, „W jakim regionie sprzedano najmniej rowerów górskich i szosowych?” albo „Ile opon tylnych i przednich sprzedano w regionie zachodnim?”. Pamiętaj tylko, żeby w pytaniu zawrzeć nazwę danej pochodzącą z tabeli.

Panel analizy danych oferuje też narzędzia służące do wykluczania pól z analizy oraz potwierdzania, że Excel prawidłowo traktuje każde z nich. Kliknij w przycisk ustawień (koło zębate) obok „Discover Insights”, aby otworzyć okno „Which fields interest you the most?”:

Na przykładzie sieci sklepów rowerowych możesz zobaczyć, że funkcja analizy danych poprawnie rozpoznała pola niezawierające liczb, ale być może zechcesz potraktować cenę („Price”) jako średnią, a nie sumę. Kliknij w „Sum” i wybierz „Average”. Teraz możesz wpisać pytanie typu: „Jakie są ceny według regionów?” i zobaczyć wykres średnich cen według regionów.