Ten artykuł jest częścią większej serii poświęconej użytecznym funkcjom Excela. Linki do pozostałych artykułów znajdują się poniżej.

Microsoft Excel świetnie radzi sobie z arkuszami kalkulacyjnymi — nawet z tymi, które zawierają ogromne ilości danych i tysiące komórek. Ale jak najlepiej je przeanalizować? Użytkownicy aplikacji często zapominają o bardzo przydatnym narzędziu: formatowaniu warunkowym. Dzięki niemu wygląd komórki zmienia się automatycznie w zależności od jej wartości. W ten sposób najważniejsze informacje stają się bardziej widoczne.

Weźmy na przykład ten prosty arkusz przedstawiający wyniki drużyn koszykarskich w sezonie trwającym 15 meczów:

Co zrobić, aby zaznaczyć trzy największe wartości w wybranym zestawieniu? Można oczywiście przejrzeć wszystkie komórki, zapamiętać najwyższe liczby i ręcznie wyróżnić każdą z nich, ale formatowanie warunkowe może zaoszczędzić Ci wiele pracy!

Najpierw zaznacz w tabeli obszar z danymi (komórki od C4 do Q12) i wybierz menu „Formatowanie”, a następnie „Formatowanie warunkowe…”. Na ekranie pojawi się okno „Zarządzanie regułami”. Tam kliknij ikonę „+”, aby dodać nową regułę. Przejdziesz wtedy do okna „Nowa reguła formatowania”, które wypełnimy następująco: „Styl: Klasyczny”, „Formatuj tylko wartości sklasyfikowane jako pierwsze i ostatnie” oraz „Pierwsze 3”.

W menu „Formatuj, gdy:” zaznacz opcję „Format niestandardowy…” — na ekranie pojawi się okno „Formatowanie komórek”. Wybierz pogrubioną czcionkę, żółte tło i czerwone obramowanie komórki, aby wyróżnić interesujące nas informacje. Kliknij „OK”, aby zapisać regułę i znów „OK”, aby wyjść z menu. Teraz tabela zmieniła wygląd, a najlepsze wyniki są dobrze widoczne:

A co jeśli chcesz zaznaczyć wszystkie drużyny, które zdobyły dziewiętnaście lub więcej punktów oraz jednocześnie te, które zdobyły zero lub jeden? Przejdź do okna „Edytowanie reguły formatowania” i wybierz styl „Zestawy ikon”. Następnie wybierz typ „Liczba” dla dwóch pierwszych warunków, a pozostałe wartości ustaw tak, jak przedstawiono na obrazku. (Zwróć uwagę, że dla zespołów, które zdobyły od 2 do 18 punktów, nie ma żadnej ikony, ponieważ nie chcemy wyróżniać tych wyników).

Zapisz tę regułę (poprzednia reguła zostanie usunięta). Twoje dane powinny wyglądać w ten sposób:

Teraz łatwo dostrzeżesz nie tylko te drużyny, którym poszło najlepiej, ale również te, które potrzebują nieco dodatkowego treningu — przynajmniej jeśli chodzi o zdobywanie punktów. A jeśli wprowadzisz zmiany w dowolnych komórkach, formatowanie warunkowe automatycznie się do nich dostosuje.

To prosty przykład tego, co możesz zrobić dzięki formatowaniu warunkowemu. Kiedy następnym razem przytłoczą Cię dane, znacznie szybciej znajdziesz potrzebne odpowiedzi.