Microsoft Word pozwala łatwo i efektywnie pracować nad dokumentem wspólnie z klientami, współpracownikami czy kolegami i koleżankami z klasy. Word nie tylko umożliwia edytowanie pliku przez kilka osób jednocześnie, ale wyświetla również każdą wprowadzoną zmianę (oraz jej autora), dzięki czemu od razu możesz ją zaakceptować lub odrzucić.

Aby włączyć tryb śledzenia zmian, wybierz zakładkę „Recenzja”, a następnie kliknij opcję „Śledź zmiany”.

Oto trzy wskazówki, dzięki którym jeszcze wydajniej wykorzystasz ten tryb.

Po włączeniu trybu śledzenia zmian standardowo widzisz wszystkie wprowadzane do pliku poprawki. Jednak Word umożliwia Ci także wyświetlanie tylko wybranych typów edycji. Aby dostosować ustawienia, kliknij w zakładkę „Recenzja” na pasku narzędzi i wybierz „Opcje adiustacji”.

Odznacz wszystkie pozycje oprócz „Formatowania”, aby zobaczyć zmiany w zakresie stylu, na przykład czcionki czy interlinii. Wybierz opcję „Wstawienia i usunięcia”, aby wyświetlić poprawki w samym tekście.

Jeśli nad dokumentem pracowało wiele osób, możesz też na przykład wyświetlić poprawki i komentarze konkretnego autora. Kliknij w pozycję „Recenzenci”, a następnie zaznacz lub odznacz wybrane osoby.

Word umożliwia także dostosowywanie sposobu wyświetlania różnych rodzajów zmian. Wystarczy, że w oknie „Opcje adiustacji” wybierzesz pozycję „Preferencje”. Ustaw inny kolor dla wstawień, a inny dla usunięć, albo rozróżnij w ten sam sposób zmiany wprowadzone przez poszczególnych autorów — dzięki temu od razu zobaczysz, kto wprowadził daną poprawkę.

Aby płynnie przeglądać poprawki wprowadzone do pliku, kliknij w strzałkę obok opcji „Zaakceptuj” lub „Odrzuć”, a następnie wybierz pozycję „Zaakceptuj/Odrzuć i przejdź do następnej”. Word wprowadzi lub cofnie zmianę, po czym od razu przejdzie do kolejnej.

Aby uzyskać podgląd dokumentu po trwałym wprowadzeniu wszystkich sugerowanych zmian, kliknij w opcję „Cała adiustacja” na pasku narzędzi i wybierz pozycję „Bez adiustacji”. Jeśli zadowala Cię taka wersja pliku, kliknij w strzałkę znajdującą się obok opcji „Zaakceptuj” i wybierz pozycję „Zaakceptuj wszystkie zmiany”.

Przydatna wskazówka: jeśli zaznaczysz konkretne zdanie, akapit lub całą stronę tekstu, akceptacja lub odrzucenie zmian zostanie zastosowane w obrębie całego zaznaczenia.

Ty i Twoi współpracownicy zapomnieliście włączyć śledzenie zmian? Nic nie szkodzi! O ile tylko macie dostęp do pierwotnej wersji pliku, możecie skorzystać z funkcji porównywania dokumentów.

Otwórz zakładkę „Narzędzia”, kliknij w opcję „Śledź zmiany”, a następnie — „Porównaj dokumenty”. Wybierz oryginalny i edytowany plik, a na ich podstawie Word stworzy trzeci dokument z podświetlonymi zmianami. Możesz je akceptować lub odrzucać, zupełnie jak w standardowym trybie śledzenia zmian.