Dit is onderdeel van een reeks met tips voor het verbeteren van je Excel-vaardigheden. Zie ook onderstaande links naar andere verhalen.
Als je met formules bezig bent om belangrijke inzichten te verkrijgen, kan het nogal saai zijn om een tabel met gegevens te analyseren. De functie Gegevens analyseren van Excel maakt het proces makkelijker door een hele reeks voorgestelde grafieken en tabellen voor je aan te maken en je heel eenvoudig nuttige informatie laat extraheren met behulp van natuurlijke taal.
Hier lees je hoe je trends in je gegevens kunt herkennen zonder ook maar één formule te hoeven schrijven.
Aan de slag: laat Excel het zware werk verrichten
Jouw doel: verkoopgegevens van de vier regio's van een fietsenmaker analyseren om trends en inzichten te krijgen.
De oude manier: maak meerdere grafieken voor verschillende weergaven en samenvattingen van je gegevens, en orden je tabel opnieuw om deze voor elke grafiek te optimaliseren.
De Gegevens analyseren-manier: laat Excel die grafieken en tabellen voor je maken, met verschillende inzichten waaruit je kunt kiezen.
De linkerkant van de onderstaande tabel toont bijvoorbeeld de verkoopgegevens van een bepaalde maand voor de fietsenmakerketen. (Elke winkel verkoopt complete fietsen, banden en servicekits.)
Voor geautomatiseerde inzichten klik je ergens in de tabel en vervolgens op Gegevens analyseren in het tabblad Start. Excel verwerkt vervolgens de gegevens van de tabel en presenteert de resultaten in een nieuw deelvenster aan de rechterkant:
Als je door de meer dan 20 resultaten bladert, zie je samenvattingen van de regionale verkoop, grafieken van de omzet per product, regionale vergelijkingen en nog veel meer – allerlei visualisaties die mogelijk uren zouden duren om zelf handmatig te maken! (Resultaten in het deelvenster Gegevens analyseren worden niet automatisch bijgewerkt, dus als je velden in je tabel wijzigt, moet je de tool Gegevens analyseren eerst sluiten en opnieuw openen om de bijgewerkte resultaten te zien.)
Bovendien kun je al deze grafieken — en de aangepaste gegevenstabellen die ervoor zijn gemaakt — uit de zijbalk halen om ze te gebruiken in Excel, Word of PowerPoint: klik op de tekst '+ Invoegen' onder een item om dit in te voegen (samen met de relevante gegevens uit je oorspronkelijke tabel) in een nieuw blad in je werkmap.
Stijg in niveau: laat Excel je vragen beantwoorden
Jouw doel: krijg antwoorden op de vragen over je gegevens.
De oude manier: maak een formule die het antwoord berekent, waarvoor je waarschijnlijk je tabel moet herordenen of extra tabellen moet aanmaken die alleen de relevante gegevens bevatten.
De Gegevens analyseren-manier: stel in Excel je vraag in het tekstvak bovenaan het deelvenster Gegevens analyseren. Voor de bovenstaande tabel zou je kunnen vragen: 'Welk verkocht item had de hoogste opbrengst?' Excel vertelt je, en dit zal je misschien verrassen, dat het de achterbanden waren:
Je kunt ook zoekopdrachten met meerdere gegevensvelden invoeren, zoals 'Wat is de totale opbrengst van mountainbike en gewone fiets?' of 'Welke regio heeft de minste mountainbikes en gewone fietsen verkocht?' of 'Hoeveelheid achterband en voorband in de westelijke regio'. Zorg er wel voor dat je de werkelijke naam van het gegevensveld (of meerdere velden) in je zoekopdracht opneemt.
Tip: kies hoe elk veld wordt geanalyseerd
Het deelvenster Gegevens analyseren biedt ook tools om velden mee uit te sluiten van de analyse en om te bevestigen dat Excel elk veld correct behandelt. Om dit te doen, klik je op de instellingenknop (tandwiel) naast Ontdek inzichten om het dialoogvenster 'Welke velden interesseren u het meest?' te openen:
In ons voorbeeld met de fietsenmaker zie je dat Gegevens analyseren de niet-numerieke velden correct identificeerde. Maar misschien wil je wel dat de prijs als een gemiddelde wordt geanalyseerd in plaats van als een som. Klik op Som en kies Gemiddelde; nu kun je een zoekopdracht typen zoals 'Wat is de prijs per regio?' en je ziet dan een grafiek met de gemiddelde prijs per regio.