Dit is onderdeel van een reeks met tips voor het verbeteren van je Excel-vaardigheden. Zie ook onderstaande links naar andere verhalen.

Microsoft Excelkan met gemak spreadsheets aan met gigantische gegevensmodellen en duizenden cellen. Maar hoe analyseer je al die gegevens? De app biedt hier een functie voor die vaak over het hoofd wordt gezien: voorwaardelijke opmaak. Voorwaardelijke opmaak verandert automatisch het uiterlijk van een cel op basis van de waarde. Hierdoor springt de meest belangrijke informatie in het oog.

Zie bijvoorbeeld deze simpele spreadsheet waarop de punten per spel staan voor een basketbalseizoen met vijftien wedstrijden:

Wat als je de drie hoogste scores in de gegevensset wilt markeren? Je zou alle cellen kunnen bekijken en handmatig de hoogste scores bijhouden en die cellen dan markeren. Maar voorwaardelijke opmaak kan al dat werk vóór jou doen.

Selecteer eerst de sectie met gegevens van de tabel (cellen C4 tot Q12) en kies Opmaak > Voorwaardelijke Opmaak. Klik in het Voorwaardelijke Opmaakregels-venster dat nu verschijnt op de +-knop om een regel toe te voegen. Hiermee ga je naar het Nieuwe Opmaakregel-venster, dat we als volgt hebben ingevuld:

Nadat je alle gegevens hebt ingevuld selecteer je Opmaak > Aangepaste indeling. Nu verschijnt het 'Celeigenschappen'-venster. Om ervoor te zorgen dat de cellen goed opvallen kies je een vetgedrukt lettertype op een gele achtergrond met een rode rand. Klik op OK om de regel op te slaan en daarna weer op OK om het scherm te verlaten. Het werkblad ziet er nu zo uit, met de topscores duidelijk zichtbaar:

Wat als je, in plaats van iedereen die negentien of meer punten heeft gescoord, ook wilt zien wie er nul of één gescoord heeft? Ga terug naar het Opmaakregel Bewerken-scherm en kies Pictogrammensets als stijl, gebruik daarna de hieronder getoonde opties. (Je ziet dat we geen pictogram hebben gekozen voor iedereen die twee tot achttien punten heeft gescoord, omdat we die scores niet willen accentueren.)

Sla deze regel op (de vorige opmaakregel kun je verwijderen). Nu zien de gegevens er zo uit:

Nu kun je niet alleen gemakkelijk de topscores zien, maar ook diegenen die misschien wat extra training nodig hebben – waar het op scoren aankomt in ieder geval. Als je een cel aanpast wordt de voorwaardelijke opmaak automatisch toegepast op de nieuwe gegevens.

Dit is een vrij simpel voorbeeld van wat je kunt doen met voorwaardelijke opmaak. Maar de volgende keer dat het aantal gegevens je overweldigt, kan dit ervoor zorgen dat het vinden van het benodigde antwoord een stuk simpeler is.