Tämä juttu on osa sarjaa, joka auttaa kehittämään Excel-osaamistasi. Löydät linkkejä sarjan muihin juttuihin sivun alareunasta.

Microsoft Excel pystyy käsittelemään vaivatta laskentataulukoita, jotka sisältävät valtavia tietomalleja ja tuhansia soluja. Mutta miten valtavaa tietomäärää sitten analysoidaan? Apista löytyy juuri tähän tehtävään suunniteltu työkalu, joka jää usein valitettavan vähälle huomiolle. Kyse on tietysti ehdollisesta muotoilusta, joka muuttaa solualueen ulkonäköä sen sisällön perusteella ja korostaa näin tärkeimmät tiedot.

Otetaan esimerkiksi seuraava yksinkertainen laskentataulukko, joka sisältää 15‑pelisen koripallokauden pisteet jokaisesta ottelusta:

Miten toimisit, jos tahtoisit korostaa tietojoukon kolme suurinta pistemäärää? Yksi vaihtoehto olisi käydä solut läpi yksi kerrallaan, pitää kirjaa korkeimmista tuloksista ja korostaa kyseiset solut käsin. Ehdollinen muotoilu tekee saman puolestasi.

Aloita valitsemalla haluamasi tietoalue (solut C4–Q12) ja valitse Muotoile > Ehdollinen muotoilu. Näkyviin tulee Hallitse sääntöjä ‑valintaikkuna. Lisää sääntö klikkaamalla +‑painiketta, jolloin Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna aukeaa. Täytimme valintaikkunan seuraavilla tiedoilla:

Kun olet valinnut ”Mukautettu muotoilu:” kohdassa ”Muotoile:”, Muotoile soluja ‑valintaikkuna avautuu. Suosittelemme käyttämään kirkasväristä fonttia ja taustaväriä sekä määrittämään solun reunaviivan punaiseksi, jotta tärkeät tiedot erottuisivat mahdollisimman hyvin. Tallenna sääntö klikkaamalla OK-painiketta ja sulje ikkuna klikkaamalla samaa painiketta uudestaan. Korkeimmat pistemäärät erottuvat nyt selvästi ja laskentataulukko näyttää samalta kuin alla:

Mitä jos haluaisit korostaa kaikki pelaajat, jotka tekivät yli 19 pistettä, sekä ne, jotka eivät tehneet lainkaan pisteitä tai vain yhden pisteen? Palaa Uusi muotoilusääntö ‑valintaikkunaan, valitse muotoilutyyliksi Kuvakejoukot ja määritä niiden asetukset samoiksi kuin alla. Huomaa, ettemme ole valinneet kuvaketta pelaajille, jotka ovat tehneet 2–18 pistettä, koska emme halunneet kiinnittää kyseisiin pistemääriin huomiota.

Tallenna sääntö, josta aiempi muotoilusääntö on poistettu. Nyt tiedot näyttävät tältä:

Parhaiten suoriutuneiden pelaajien lisäksi tietojoukosta on nyt helppo erottaa myös ne, jotka saattaisivat kaivata lisävalmennusta pisteiden tekemiseen. Jos päivität soluja, uusiin tietoihin sovelletaan automaattisesti ehdollista muotoilua.

Toivottavasti tämä hyvin yksinkertainen esimerkki valaisi ehdollisen muotoilun mahdollisuuksia. Muista hyödyntää ominaisuutta seuraavan kerran, kun olet hautautua tietovuoren alle, ja vastaukset saattavat löytyä helpommin.