Tämä juttu on osa sarjaa, joka auttaa kehittämään Excel-osaamistasi. Löydät linkkejä sarjan muihin juttuihin sivun alareunasta.

Taulukossa olevien tietojen analysoiminen voi olla työlästä, jos joudut pähkäilemään, millä kaavalla saat kaipaamasi tiedot ja oivallukset kaivettua esiin. Excelin Tietojen analysoiminen ‑ominaisuus suoraviivaistaa prosessia luomalla puolestasi joukon taulukoita ja kaavioita, joista sinun on helppo poimia hyödylliset tiedot käyttämällä luonnollista kieltä.

Kerromme alla, miten voit etsiä tietojoukostasi trendejä kirjoittamatta yhtäkään kaavaa.

Tavoite: Etsiä trendejä ja oivalluksia analysoimalla pyöräkorjaamon myyntitietoja neljältä eri alueelta.

Perinteinen tapa: Luo useita kaavioita, jotka esittävät eri näkymiä ja yhteenvetoja tiedoistasi, ja optimoi taulukko kutakin kaaviota varten järjestelemällä se uudelleen.

Tietojen analysoiminen ‑tapa: Jätä kaavioiden ja taulukoiden laatiminen Excelille ja valitse jokin sen ehdottamista vaihtoehdoista.

Alla olevan taulukon vasemmassa reunassa näkyy pyöräkorjaamoketjun kuukauden myynti. (Ketjun kaikissa liikkeissä myydään pyöriä, pyörän renkaita ja korjaussarjoja).

Klikkaa taulukkoa ja valitse Aloitus-valikosta Tietojen analysoiminen, niin appi poimii sinulle automaattisesti oivalluksia tiedoistasi. Excel käy taulukon tiedot läpi ja esittelee tulokset uudessa ruudussa näytön oikeassa reunassa:

Appi muodostaa tiedoista yli 20 tulosta. Mukana on yhteenvetoja alueellisista myynneistä, kuvaajia liikevaihdosta tuotteittain sekä vertailuja eri alueista. Valittavanasi on myös useita visualisointivaihtoehtoja, joiden laatiminen käsin veisi tunteja. (Huomaa, että Tietojen analysoiminen ‑ruudun tulokset eivät päivity automaattisesti: jos teet muutoksia taulukon tietoihin, sulje Tietojen analysoiminen ‑työkalu ja käynnistä se uudelleen nähdäksesi päivitetyt tulokset.)

Voit myös vetää minkä tahansa kuvaajan (sekä niitä varten luodut mukautetut taulukot) pois sivupalkista ja käyttää niitä Excelissä, Wordissa tai PowerPointissa: klikkaa kohteen alla olevaa tekstiä + Lisää lisätäksesi sen laskentataulukon uuteen taulukkoon (alkuperäisen taulukon tietojen kera).

Tavoite: Löytää vastauksia tietojoukkoa koskeviin kysymyksiin.

Perinteinen tapa: Luo mukautettu kaava, joka laskee vastauksen, mikä edellyttää todennäköisesti taulukon järjestelemistä uudelleen tai uuden taulukon luomista asianmukaisilla tiedoilla.

Tietojen analysoiminen ‑tapa: Esitä Excelille kysymys syöttämällä se englanniksi Tietojen analysoiminen ‑ruudun yläosassa olevaan tekstilaatikkoon. Yllä olevasta taulukosta voisi esittää esimerkiksi kysymyksen: ”Which Item Sold had the highest Revenue?” eli ”Mikä myyty tuote tuotti eniten liikevaihtoa?” Excel kertoo vastauksen olevan takarenkaat:

Voit esittää apille myös useisiin tietokenttiin liittyviä kysymyksiä, kuten: ”What is the total Revenue of Mountain Bike and Street Bike?“ (”Kuinka paljon maastopyörien ja katupyörien yhteenlaskettu liikevaihto on?”); ”What Region sold the least Quantity of Mountain Bike and Street Bike?” (”Millä alueella myytiin vähiten maastopyöriä tai katupyöriä?”) tai ”Quantity of Back Tire and Front Tire in the west Region?” (”Takarenkaiden ja eturenkaiden määrä läntisellä alueella?”) Varmista, että käytät kysymyksissäsi sarakkeiden ja tietokenttien oikeita nimiä, jotta ominaisuus toimii oikein.

Tietojen analysoiminen ‑ruutu sisältää myös työkaluja, joilla voit sulkea tiettyjä kenttiä analyysin ulkopuolelle tai varmistaa, että Excel kohtelee kutakin kenttää oikein. Pääset käsiksi asetuksiin klikkaamalla asetuspainiketta (hammasratas), jolloin esiin tulee valintaikkuna ”Mitkä kentät kiinnostavat sinua eniten?”

Pyöräkorjaamoa koskevasta esimerkistä näkee, että Tietojen analysoiminen tunnisti ei-numeeriset kentät oikein, mutta saatat kuitenkin haluta analysoida hintaa summan sijaan keskiarvona. Klikkaa Summa ja valitse Keskiarvo, niin voit kirjoittaa kysymykseksi ”What is the Price by Region?” nähdäksesi kaavion keskimääräisestä hinnasta alueittain.