Microsoft Word mahdollistaa helpon yhteistyön kollegoiden, opiskelutovereiden ja asiakkaiden kanssa laatiessasi asiakirjaa. Useampi ihminen voi muokata tiedostoa yhtäaikaisesti, ja Word korostaa muutokset ja kertoo, kuka ne teki – näin voit hyväksyä tai hylätä ne helposti.
Ota muutoksia jäljittävä toiminto käyttöön Tarkista-välilehdeltä valitsemalla Jäljitä muutokset.
Näiden kolmen konstin avulla hyödyt muutosten jäljityksestä mahdollisimman paljon.
Mukauta näkymää
Kun Jäljitä muutokset -toiminto on käytössä, näet lähtökohtaisesti kaikki muutokset, mutta Word voi myös korostaa ainoastaan tietynlaisia muutoksia. Klikkaa Tarkista-välilehden Merkintäasetukset-valikkoa ja valitse, mitkä muutokset Wordin tulisi näyttää.
Jos haluat nähdä vain tyylimuutokset, kuten fontin ja rivivälin muutokset, valitse pelkkä Muotoilu. Kun valitset kohdan Lisäykset ja poistot, näet myös itse tekstiin tehdyt muutokset.
Jos useampi ihminen on muokannut asiakirjaa, näet heidän muutoksensa ja kommenttinsa yksilöidysti. Valitse Merkintäasetukset-valikon Tarkastajat-kohdasta kaikki, joiden tekemät muutokset haluat nähdä.
Lisäksi voit valita, miten Word korostaa erilaisia muutoksia kohdasta Merkintäasetukset > Asetukset. Voit määrittää esimerkiksi lisäyksille oman värinsä ja poistoille toisen värin. Ehkä haluat valita tarkastajille eri värit, jotta näet nopeallakin vilkaisulla, mitkä muutokset ovat kenenkin tekemiä.
Tarkasta teksti joutuisasti
Muutosten läpikäynti sujuu nopeasti, kun klikkaat Hyväksy- ja Hylkää-painikkeiden vierestä löytyvää nuolta ja valitset Hyväksy/Hylkää ja siirry seuraavaan. Word tekee muutokset ja jatkaa eteenpäin.
Jos haluat katsoa asiakirjaa kaikilla hyväksytyillä muutoksilla ilman, että niistä tulee pysyviä, klikkaa Tarkista-välilehdeltä kohtaa Kaikki merkinnät ja valitse Ei merkintää. Jos olet tyytyväinen muutoksiin, klikkaa Hyväksy-kohdan viereistä nuolta ja valitse Hyväksy kaikki muutokset.
Lisävinkki: jos valitset lauseen, kappaleen tai kokonaisen sivun, Hyväksy- ja Hylkää-toiminnot tekevät saman toiminnon kaikille valittuna olleille muutoksille.
Vertaa tekstin eri versioita
Unohditko ottaa muutosten jäljityksen käyttöön? Ei hätää! Jos sinulla on tallessa saman asiakirjan vanhempi versio, voit käyttää Wordin Vertaa-toimintoa ja verrata kahta asiakirjaa toisiinsa.
Avaa Työkalut > Muutosten seuranta > Vertaa asiakirjoja ja valitse alkuperäinen ja muokattu asiakirja. Word luo uuden asiakirjan, jossa kaikki muutokset on korostettu. Voit hyväksyä tai hylätä muutokset, aivan kuin jäljitys olisi ollut koko ajan käytössä.