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Analizar una tabla de datos y trastear con fórmulas para extraer la información que entraña puede ser una tarea tediosa. La función Analizar datos elimina la parte farragosa del proceso creando gráficos y despliegues de datos, y permitiéndote usar el lenguaje natural para extraer información crucial.
Te contamos cómo detectar tendencias en tus registros sin escribir ni una fórmula.
Empieza por lo básico: deja que Excel haga el trabajo duro
Tu objetivo: analizar las ventas en cuatro regiones de una cadena de talleres de reparación de bicicletas para detectar tendencias y extraer información relevante.
El método antiguo: crear múltiples gráficas que reflejen diferentes perspectivas y resúmenes de tus datos reorganizando tu tabla para optimizarla en función de cada una de ellas.
El mètode ‘Analizar datos’: deja que Excel cree esas gráficas y tablas, y consulta el amplio abanico de información que te ofrecen.
El lado izquierdo de la tabla de abajo muestra las ventas que la cadena de reparación de bicicletas ha hecho en un mes. Todas las tiendas venden bicicletas, llantas y kits de mantenimiento.
Para obtener resultados automáticos haz clic en cualquier parte de la tabla y dale a Analizar datos en la barra de herramientas de Inicio. Excel desmenuzará la información y te presentará los resultados en un nuevo panel que se mostrará a la derecha:
Entre los más de 20 resultados arrojados por la app encontrarás informes de ventas regionales, gráficos de beneficios de cada producto, comparaciones entre regiones y mucho más, en una serie de visualizaciones que te habría llevado horas generar manualmente. Ten en cuenta que los resultados del panel Analizar datos no se actualizan automáticamente. Si cambias alguno de los contenidos de tu tabla, ciérralo y vuelve a abrirlo para que refleje las modificaciones.
La función también te da la oportunidad de extraer cualquiera de sus gráficas, y las tablas de datos específicos que hayan creado, para sacarlas de la barra de herramientas y utilizarlas en Excel, Word, o PowerPoint. Puedes hacerlo dándole a Insertar debajo de un elemento y trasladándolo, junto con los pertinentes datos de tu tabla original, a una nueva hoja de tu libro de trabajo.
Sube de nivel: deja que Excel responda a tus preguntas
Tu objetivo: encontrar respuestas a las preguntas que te plantean tus datos.
El método antiguo: crear una fórmula específica que calcule la respuesta, lo cual probablemente te obligaría a reorganizar tus datos para crear más tablas que solo contuvieran información relevante.
El método de Analizar datos: plantea una pregunta a Excel en el campo de texto que se muestra en la parte superior del panel de Analizar datos. La función está diseñada para entender el lenguaje natural, así que puedes escribir “¿Qué artículo ha reportado el mayor beneficio?”, y Excel te responderá algo que quizás no esperabas, como que las llantas traseras han sido el producto que mejor resultado te ha dado.
Analizar datos también te permite formular preguntas que atañan a múltiples grupos de datos, por ejemplo: “¿Cuál es el beneficio total de las bicicletas de montaña y de las bicis urbanas?” o “¿Cantidad de llantas traseras y delanteras vendidas en la región oeste?”. Lo único que debes tener en cuenta es que siempre hay que incluir el nombre del campo de datos al que te refieres.
Consejo experto: escoge cómo se analiza cada campo de datos
El panel de Analizar datos también proporciona herramientas para excluir ciertos campos del análisis o confirmar que Excel está tratando correctamente los que son particularmente relevantes. Para ello, despliega el diálogo haciendo clic en ¿Qué campos le interesan más? junto al botón de ajustes (el engranaje que se muestra en el panel de Analizar datos):
En el caso de nuestro taller de bicicletas, Analizar datos identifica correctamente los campos no numéricos, pero tú quieres completar la información haciendo que haga un promedio del precio en lugar de una suma. Para ello haz clic en Suma, selecciona Promedio, y escribe una pregunta como “¿Cuál es el precio según región?”.