V aplikaci Microsoft Word lze jednoduše spolupracovat na tvorbě dokumentu s kolegy, spolužáky nebo klienty. Soubor může v reálném čase upravovat zároveň víc lidí a Word navíc umí šikovně ukázat všechny změny (včetně jejich autorů), takže si je můžete navzájem rychle schvalovat nebo odmítat.
Pro sledování změn přejděte na kartu Revize a přepněte funkci Sledovat změny do polohy zapnuto.
Tady přinášíme pár tipů, jak sledovat změny co nejefektivněji.
Zvolte si, co a jak chcete zobrazovat
Když zapnete sledování změn, ve výchozím nastavení se zobrazují všechny úpravy, ale klidně si můžete nechat ukázat jenom určité typy změn. Stačí, když ve Wordu na panelu nástrojů kliknete na Revize a pak na Možnosti revizí. Pokud necháte vybrané jenom Formátování, uvidíte pouze změny stylu, například písma nebo řádkování. Jestliže chcete zvýraznit změny textu, zaškrtněte Vložené a odstraněné položky. Pokud dokument editovalo více autorů, můžete si zobrazit úpravy a komentáře od konkrétních osob. Pro tuto možnost klikněte na Revidující a potom zaškrtněte nebo odškrtněte uživatelská jména ostatních autorů. Taky si můžete nastavit, jak má Word označovat různé typy změn. Dělá se to přes Možnosti revizí > Předvolby. Můžete si třeba zvolit barvy, kterými se bude označovat přidaný a odstraněný text. Anebo můžete každému spolupracovníkovi přiřadit vlastní barvu, takže hned uvidíte, co kdo změnil.
Procházejte změny co nejrychleji
Jestli chcete změny procházet svižněji, klikněte na šipku pod Přijmout nebo Odmítnout a vyberte Přijmout či Odmítnout a přejít k další. Word změnu přijme a rovnou přejde k další úpravě, kterou je třeba posoudit. Když si chcete nezávazně prohlédnout výsledný dokument se všemi změnami, klikněte na panelu nástrojů na Všechny revize a vyberte Žádné revize. Pokud jste se vším spokojeni, klikněte na šipku pod Přijmout a pak zvolte Přijmout všechny změny. Tip pro profíky: Když označíte větu, odstavec nebo celou stránku textu, možnosti zvolené v nabídce Přijmout nebo Odmítnout budou platit pro všechny změny ve vybraném textu.
Porovnávejte dokumenty
Zapomněli jste zapnout sledování změn? Nevadí. Pokud máte uloženou starší verzi dokumentu, můžete ve Wordu využít funkci Porovnat dokumenty. Zvolte Nástroje > Sledování změn > Porovnat dokumenty… a potom vyberte původní i revidovaný soubor. Word vytvoří nový dokument, ve kterém budou označené všechny změny. Ty pak můžete přijímat a odmítat stejně, jako kdybyste měli sledování změn celou dobu zapnuté.