Με το Microsoft Word μπορείς εύκολα να συνεργάζεσαι με τους συναδέλφους, τους συμφοιτητές ή τους πελάτες σου πάνω σε ένα έγγραφο. Και αυτό γιατί το Word επιτρέπει την παράλληλη επεξεργασία από πολλούς χρήστες σε πραγματικό χρόνο, ενώ επισημαίνει μέσω highlight την κάθε αλλαγή (καθώς και ποιος την έκανε), ώστε να σε διευκολύνει στην αποδοχή ή την απόρριψή της.

Για να ενεργοποιήσεις την παρακολούθηση αλλαγών, πήγαινε στην καρτέλα «Αναθεώρηση», κάνε κλικ στο «Παρακολούθηση» και ενεργοποίησε το «Παρακολ. αλλαγών».

Εδώ θα βρεις τρεις τρόπους που θα κάνουν την παρακολούθηση αλλαγών πραγματικό βοηθό σου.

Όταν είναι ενεργοποιημένη η Παρακολούθηση αλλαγών, βλέπεις από προεπιλογή κάθε επεξεργασία που έχει γίνει στο κείμενο. Μπορείς, όμως, να ρυθμίσεις το Word ώστε να επισημαίνει μόνο συγκεκριμένα είδη επεξεργασίας, πατώντας «Αναθεώρηση» στη γραμμή εργαλείων και, στη συνέχεια, «Παρακολούθηση» > «Επιλογές σημάνσεων».

Αν θέλεις να βλέπεις μόνο τις αλλαγές στυλ, π.χ. σε είδος γραμματοσειράς και διάστιχο, κράτησε ενεργό μόνο το «Μορφοποίηση». Αν πάλι θέλεις να βλέπεις και τις προσθήκες ή διαγραφές κειμένου, ενεργοποίησε επιπλέον το «Εισαγωγές και διαγραφές».

Αν η επεξεργασία ενός εγγράφου γίνεται από πολλά άτομα, μπορείς να βλέπεις τις αλλαγές και τα σχόλια που έκανε ο καθένας ξεχωριστά —επίλεξε «Αναθεωρητές» και σημείωσε τα κουτάκια με τα ονόματα χρηστών που σε ενδιαφέρουν.

Μπορείς να εξατομικεύσεις ακόμα και τον τρόπο με τον οποίον το Word επισημαίνει τα διαφορετικά είδη αλλαγών, πηγαίνοντας στο «Επιλογές σημάνσεων» > «Προτιμήσεις...». Εκεί μπορείς να ορίσεις ένα χρώμα για τις προσθήκες κειμένου και ένα άλλο για τις διαγραφές. Ή μπορείς να δώσεις ένα συγκεκριμένο χρώμα στον κάθε συνεργάτη, για να βλέπεις με μια ματιά ποιος έχει αλλάξει τι.

Για να μετακινείσαι αποτελεσματικά ανάμεσα στις αλλαγές κειμένου, πάτησε το βελάκι δίπλα από το «Αποδοχή» ή το «Απόρριψη» και επίλεξε αποδοχή ή απόρριψη και μετακίνηση στο επόμενο. Το Word θα πραγματοποιήσει την αλλαγή που θέλεις και μετά θα πάει στο επόμενο επεξεργασμένο κομμάτι που έχεις να επιμεληθείς.

Αν θέλεις μια καθαρή εικόνα του εγγράφου σου, αλλά χωρίς να οριστικοποιήσεις κάτι, κάνε κλικ «Όλες οι σημάνσεις» στη γραμμή εργαλείων και επίλεξε «Χωρίς σημάνσεις». Όταν θεωρήσεις ότι όλα είναι πια τελικά, πάτησε το βέλος δίπλα στο «Αποδοχή» και επίλεξε «Αποδοχή όλων των αλλαγών».

Η συμβουλή των ειδικών: Επίλεξε μια φράση, μια παράγραφο ή μια ολόκληρη σελίδα κειμένου και τα μενού «Αποδοχή» ή «Απόρριψη» θα εφαρμόσουν την ενέργεια σε όλα τα επεξεργασμένα τμήματα μέσα στην επιλογή σου.

Ξέχασες να ενεργοποιήσεις την παρακολούθηση αλλαγών; Καθόλου δεν πειράζει! Αν έχεις μια προηγούμενη έκδοση του εγγράφου, μπορείς να χρησιμοποιήσεις τη λειτουργία «Σύγκριση εγγράφων» που προσφέρει το Word.

Πήγαινε «Αναθεώρηση» > «Σύγκριση» > «Σύγκριση εγγράφων» και επίλεξε τα δύο έγγραφα, το παλιό και το νέο. Το Word θα δημιουργήσει ένα τρίτο έγγραφο με επισήμανση όλων των αλλαγών. Έτσι, μπορείς να κάνεις κανονικά αποδοχή και απόρριψη, σαν να είχες παρακολουθήσει τις αλλαγές από την αρχή.