Đây là một phần của series hướng dẫn các thủ thuật Excel. Bạn sẽ tìm thấy đường dẫn đến các câu chuyện khác ở bên dưới.

Đôi lúc bạn sẽ cảm thấy chán nản với công việc phân tích một bảng dữ liệu vì hay phải loay hoay với các công thức để lọc ra những thông tin quan trọng. Tính năng Analyze Data (Phân tích dữ liệu) của Excel giúp bạn đơn giản hóa quá trình này bằng cách đề xuất một loạt các biểu đồ và bảng biểu, cũng như giúp bạn dễ dàng trích xuất thông tin hữu ích bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Dưới đây là những cách để nhận diện xu hướng trong dữ liệu của bạn mà không cần phải viết bất kỳ công thức nào.

Mục tiêu của bạn: Phân tích dữ liệu bán hàng từ bốn khu vực của một cửa hàng bán và sửa xe đạp để tìm ra xu hướng và thông tin chuyên sâu.

Cách làm cũ: Bạn phải tạo nhiều biểu đồ cho các góc nhìn và cách tóm tắt dữ liệu khác nhau, sắp xếp lại bảng biểu để tối ưu hóa cho từng biểu đồ.

Cách làm với Analyze Data: Hãy để Excel tạo ra những biểu đồ và bảng biểu đó thay bạn, đồng thời cung cấp thông tin chuyên sâu đa dạng để bạn lựa chọn.

Ví dụ: phần bên trái của bảng bên dưới hiển thị dữ liệu bán hàng trong một tháng của một chuỗi cửa hàng bán và sửa chữa xe đạp. (Mỗi cửa hàng có bán xe nguyên chiếc, lốp xe và bộ dụng cụ bảo dưỡng).

Để tự động nhận được thông tin chuyên sâu, bạn chỉ cần nhấp vào bất kỳ ô nào của bảng, sau đó chọn Analyze Data ở thanh công cụ Home. Excel sẽ chia nhỏ dữ liệu của bảng để phân tích, sau đó trình bày kết quả trong một vùng mới ở bên phải:

Khi lướt xem hơn 20 kết quả, bạn sẽ tìm thấy tóm tắt doanh số bán hàng theo khu vực, biểu đồ doanh thu trên mỗi sản phẩm, so sánh giữa các khu vực và nhiều thông tin khác. Các loại bảng và biểu đồ đa dạng này có thể khiến bạn mất hàng giờ để tự mình thực hiện đấy! (Kết quả trong vùng Analyze Data không tự động cập nhật. Vì vậy, nếu bạn thay đổi bất kỳ trường dữ liệu nào trong bảng của mình, hãy đóng công cụ Analyze Data và khởi động lại tính năng này để xem kết quả đã được cập nhật).

Không chỉ vậy, bạn còn có thể kéo bất kỳ biểu đồ nào trong số này, cùng các bảng dữ liệu tùy chỉnh được tạo cho các biểu đồ đó, ra khỏi thanh bên để sử dụng chúng trong Excel, Word hoặc PowerPoint. Bạn hãy nhấp vào chữ “+ Insert” bên dưới một mục để chèn biểu đồ (cùng với dữ liệu có liên quan từ bảng ban đầu của bạn) vào một trang tính mới trong tài liệu của bạn.

Mục tiêu của bạn: Tìm đáp án cho các câu hỏi về dữ liệu của bạn.

Cách làm cũ: Bạn phải tự tạo công thức để tính toán câu trả lời, điều này thường bắt bạn phải sắp xếp lại bảng dữ liệu của mình hoặc tạo thêm các bảng mới chỉ chứa dữ liệu liên quan.

Cách làm với Analyze Data: Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, bạn chỉ cần nhập câu bạn muốn hỏi Excel vào hộp văn bản trên cùng của vùng Analyze Data. Đối với bảng ở trên, bạn có thể hỏi: “Which Item Sold had the highest Revenue?” (Mặt hàng đã bán nào có doanh thu cao nhất?). Sau đó, Excel sẽ cho bạn biết đáp án. Có lẽ bạn sẽ ngạc nhiên đấy, vì câu trả lời chính là lốp xe sau:

Bạn cũng có thể nhập các truy vấn cho nhiều trường dữ liệu, chẳng hạn như “What is the total Revenue of Mountain Bike and Street Bike?" (Tổng doanh thu của xe đạp leo núi và xe đạp thông thường là bao nhiêu?), hoặc “What Region sold the least Quantity of Mountain Bike and Street Bike?” (Khu vực nào bán được số lượng xe đạp leo núi và xe đạp thông thường ít nhất?), hay “Quantity of Back Tire and Front Tire in the west Region?” (Số lượng lốp sau và lốp trước bán ở khu vực phía tây?). Bạn chỉ cần đảm bảo truy vấn của bạn đã bao gồm chính xác tên của các trường dữ liệu.

Vùng Analyze Data cũng cung cấp nhiều công cụ để loại trừ các trường không cần thiết đối với việc phân tích, cũng như để xác nhận rằng Excel đang xử lý từng trường một cách chính xác. Để làm được điều này, bạn hãy nhấp vào nút cài đặt (hình bánh răng) bên cạnh Discover Insights để hiển thị hộp thoại “Which fields interest you the most?”(Bạn quan tâm nhất trường dữ liệu nào?):

Đối với ví dụ về cửa hàng sửa chữa xe đạp của chúng tôi, bạn có thể thấy rằng Analyze Data đã xác định chính xác các trường dữ liệu dạng chữ, nhưng có thể bạn lại muốn phân tích giá bán dưới dạng trung bình thay vì tổng. Hãy nhấp vào Sum và chọn Average, giờ đây, bạn có thể nhập một truy vấn như “What is the Price by Region?” (Giá theo khu vực là bao nhiêu?) và xem biểu đồ giá bán trung bình theo khu vực.