Đây là một phần của series hướng dẫn các thủ thuật Excel. Bạn sẽ tìm thấy đường dẫn đến các câu chuyện khác ở bên dưới.

Hầu hết mọi người đều nghĩ rằng công thức trong Excel chỉ trả về một kết quả duy nhất cho một ô cụ thể trên trang tính.

Nhưng với tính năng mảng động của Excel, một công thức có thể áp dụng cho nhiều ô – mỗi ô sử dụng phép tính riêng biệt – nhằm nhanh chóng tạo ra bảng tính lớn cũng như giảm thiểu sai sót. Bạn có thể dùng các công thức kỳ diệu này ở bất cứ vị trí nào cần lặp lại phép tính trên một mảng dữ liệu.

Hãy xem 2 ví dụ sau về cách bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức bằng mảng động.

Mục tiêu: Tạo một bảng tính phép cộng và bảng đáp án như mẫu bên dưới để giúp con của bạn học toán (và giúp bạn kiểm tra đáp án của con).

Cách cũ: Sau khi nhập các giá trị để thực hiện phép cộng vào hàng đầu tiên và cột đầu tiên, bạn sẽ tạo một công thức như =C4+B5 vào ô đầu tiên trong bảng tính. Sau đó, bạn sao chép và dán công thức này vào các ô còn lại của hàng đầu tiên, rồi tiếp tục sao chép và dán công thức của hàng đó vào các hàng bên dưới. Bạn phải sao chép và dán rất nhiều lần!

Cách tự động mới: Tạo một công thức duy nhất áp dụng trên toàn bộ phạm vi các ô cần tính và tính toán mọi giá trị chỉ với một lần tính.

Cách thực hiện: Lấy bảng tính dưới đây để làm ví dụ, hãy nhập công thức =C4:J4+B5:B18 vào ô đáp án đầu tiên. Trong đó, C4:J4 là phạm vi các ô trong hàng đầu tiên và B5:B18 là các ô trong cột đầu tiên. Tiếp theo, bạn gõ Enter và toàn bộ đáp án sẽ nằm trong bảng tính!

Mục tiêu: Từ danh sách những người chiến thắng cuộc thi bán hàng hằng tuần, bạn cần tìm tổng doanh số bán hàng của mỗi người và tự động cập nhập doanh số khi những người chiến thắng mới được thêm vào.

Cách cũ: Bạn có thể dùng hàm =SUMIF() để tính tổng doanh số của từng người. Nhưng vì mỗi tuần sẽ có người chiến thắng mới được thêm vào và phạm vi ô tính được mở rộng, nên mỗi lần như vậy bạn phải điều chỉnh công thức theo cách thủ công.

Cách tự động mới: Dùng một mảng động có khả năng tự động cập nhật phạm vi tính mỗi lần có người chiến thắng mới được thêm vào hằng tuần.

Cách thực hiện: Dưới đây là bảng dữ liệu những người chiến thắng mỗi tuần tính đến thời điểm hiện tại. Để thu được danh sách người bán hàng và bỏ đi các dữ liệu trùng lặp, bạn hãy sử dụng hàm UNIQUE() mới. Tại vùng trống trên bảng tính, bạn hãy nhập công thức =UNIQUE(B3:B12), trong đó B3:B12 là phạm vi các ô chứa những người chiến thắng hiện tại:

Để tính tổng doanh số của từng người, bạn có thể sử dụng tính năng đặc biệt của hàm =SUMIF(). Tại cột bên cạnh tên của Murat, bạn hãy nhập công thức =SUMIF(B3:B12,E3#,C3:C12), trong đó B3:B12 là danh sách người chiến thắng cho đến thời điểm hiện tại và C3:C12 là doanh số bán hàng mỗi tuần tính đến hiện tại.

Yếu tố làm nên điều kỳ diệu ở đây là ký hiệu số (#). Ký hiệu này yêu cầu Excel xem xét toàn bộ phạm vi của mảng động, nói cách khác là tính cả những dòng mới được thêm vào. Hãy gõ Enter và Excel sẽ tính tổng doanh số của từng người.

Giờ đây, khi bạn nhập thêm Alyssa là người chiến thắng của tuần 11, dữ liệu đó sẽ được tự động thêm vào danh sách tổng.

Excel mang đến nhiều cách để sử dụng mảng động, thông qua các hàm FILTER(), SORT(), SORTBY(), SEQUENCE() và RANDARRAY(). Vì bạn chỉ cần sử dụng công thức đúng một lần để tính toán được kết quả ở vô số ô, mảng động có thể là công cụ tiết kiệm được rất nhiều thời gian đấy.