A app Microsoft Word facilita a colaboração num documento entre colegas de trabalho, colegas de turma e clientes. Além de permitir que várias pessoas editem um ficheiro em tempo real, a app Word também tem a capacidade de destacar todas as alterações, bem como os autores das mesmas, para que possas facilmente aceitar ou rejeitar cada uma delas.

Para ativares o registo de alterações, acede ao separador Rever e ativa a opção Registar alterações.

Apresentamos aqui três dicas para melhorares as tuas competências no que toca ao registo de alterações.

Com o Registo de alterações ativado, por predefinição, verás todas as alterações, mas a app Word consegue destacar alguns tipos específicos de alterações, se clicares primeiro em Rever na barra de ferramentas e, em seguida, clicares em Opções de marcação.

Desmarca todas as opções exceto Formatação, para veres apenas as alterações feitas ao estilo, como, por exemplo, no tipo de letra ou no espaçamento entre linhas. Seleciona Inserções e eliminações para destacares as alterações feitas ao texto.

Caso várias pessoas tenham trabalhado no mesmo documento, podes ver alterações e comentários registados por alguém em específico: escolhe Revisores e marca ou desmarca os nomes.

É ainda possível personalizares a forma como a app Word destaca os diferentes tipos de alterações, ao clicares em Opções de marcação > Preferências. Por exemplo, faz corresponder uma cor às inserções e outra cor às eliminações ou atribui cores específicas aos colaboradores para perceberes, de imediato, quem alterou o quê.

Para verificares as alterações de forma eficiente, clica na seta junto à opção Aceitar ou Rejeitar e escolhe Aceitar/rejeitar e passar para a seguinte. A app Word irá submeter essa alteração e passar para a próxima que irás rever.

Se quiseres ver o documento com todas as alterações aceites, mas sem estarem definitivamente guardadas, clica em Todas as marcações na barra de ferramentas e muda para a opção Sem marcações. Caso tudo esteja perfeito, clica na seta ao lado da opção Aceitar e seleciona Aceitar todas as alterações.

Dica para profissionais: se selecionares uma frase, um parágrafo ou uma página inteira de texto, utiliza os menus Aceitar ou Rejeitar para aplicares a ação a todas as alterações presentes na seleção.

Não ativaste o registo de alterações? Não há problema! Se tiveres uma versão mais antiga do documento, usa a funcionalidade Comparar documentos da app Word.

Clica em Ferramentas > Registar alterações > Comparar documentos e seleciona o documento original e o documento revisto. A app Word irá criar um documento novo com todas as alterações destacadas. Podes aceitar ou rejeitar cada uma delas como se tivesses registado as alterações no documento original.