「Microsoft Excel」うまく使いこなすための機能をこちらでご紹介しましょう。その他の機能へのリンクは下記をご覧ください。

データの表を分析するのは、数式をあれこれ工夫して重要な知見を得るという手間のかかる作業です。しかし「Excel」の「データ分析」機能なら、様々なチャートや表を作成してあなたに提案してくれるので、その手間を省けます。さらに、自然な言葉で有益な情報を簡単に抽出することもできます。

ここでは、数式を一つも書かずにデータの傾向を調べる方法を紹介します。

目標：4つの地域で展開している自転車修理店の売上データを分析し、傾向と知見を導き出す。

これまでの方法：様々な視点でデータを可視化し、概要をつかむために、データの表をそのつど整理し直しながら複数のチャートを作成します。

「データ分析」を使うと：「Excel」があなたに代わってチャートやグラフを作成し、多様な分析結果を提示するので、あなたはそこから自由に選択できます。

例えば、左下の表は、自転車修理店全体の1か月の売上データをまとめたものです。各店舗では、自転車本体のほか、タイヤや修理キットを販売しています。

データの分析結果を自動的に得るには、表の任意の場所をクリックし、次にホームのツールバーで「データ分析」をクリックします。すると「Excel」が表のデータを多角的に分析し、右側の新しいペインに結果を表示します。

20を超える分析結果をスクロールしていくと、地域別の売上の概要や、製品別の収益グラフ、地域ごとの比較などを確認できます。こうした多岐にわたる視覚的な図表を手作業で作成するには、おそらく数時間を要するでしょう。ちなみに、「データ分析」のペインの分析結果は自動更新されないので、表のフィールドを変更をした場合は、「データ分析」ツールをいったん閉じてから開き直すことで結果を更新してください。

さらに、こうしたチャートと、各チャートのために別途作成されたデータの表は、サイドバーから「Excel」や「Word」「PowerPoint」に挿入して使用できます。各チャートの下にある「+ ～の挿入」という表示をクリックすると、元の表から抽出した関連データと合わせて、そのチャートがワークブックの新しいシートに挿入されます。

目標：データについての疑問を解消する。

これまでの方法：答えを計算するためにカスタムの数式を作成します。そのためには多くの場合、表を整理し直し、関連データだけを集めた表を追加で作成する必要があります。

「データ分析」の方法：「データ分析」ペインの上部にあるテキストボックスで、自然な言葉を使って「Excel」に質問するだけです。上の表の例では、「収益が一番高いのは商品？」と聞くと、意外にも後輪タイヤであることを「Excel」が教えてくれます。

さらに、「マウンテンバイクとロードバイクの合計収益はいくら？」「マウンテンバイクとロードバイクが一番売れなかった地域はどこ？」「後輪タイヤと前輪タイヤの西部地域での販売数は？」といった複数のデータフィールドに関連する質問も「クエリ」ボックスに入力できます。質問には、データフィールドの名前を正しく入力するよう気をつけてください。

「「データ分析」ペインには、分析からフィールドを除外するツールや、「Excel」が各フィールドを正しく処理しているかどうかを確認するツールもあります。これを実行するには、「Discover Insights（知見を発見）」の隣にある歯車の形をした設定ボタンをクリックして、「最も関心がある分野はどれですか？」というダイアログを開きましょう。

この自転車修理店の例では、「データ分析」が数値以外のフィールドを正しく認識していることがわかります。もし価格を「合計」ではなく「平均」で分析したい場合は、「合計」をクリックし、「平均」を選択しましょう。これで「地域別の価格は？」といった質問を「クエリ」に入力すると、各地域の平均価格のチャートが表示されます。