यह आपकी Excel स्किल को बढ़ाने पर एक सीरीज़ का हिस्सा है। आपको अन्य कहानियों के लिंक नीचे मिलेंगे।
कई तरह के फ़ॉर्मूला के साथ मेहनत करते हुए किसी डेटा टेबल का विश्लेषण करना बड़ा बोरिंग और मानसिक रूप से थका देने वाला हो सकता है। Excel का Analyze Data फ़ीचर यह परेशानी दूर करता है और आपके लिए अनेक प्रकार के चार्ट्स और टेबल्स का सुझाव देता है जिससे आप स्वाभाविक भाषा के इस्तेमाल से ही अपने डेटा से महत्त्वपूर्ण और उपयोगी जानकारी हासिल कर सकें।
यहाँ वह तरीक़ा बताया गया है जिससे आप बिना एक भी फ़ॉर्मूला लिखे अपने डेटा में ट्रेंड देख सकते हैं।
शुरू करें : सारी मेहनत Excel को करने दें
आपका लक्ष्य : एक बाइक रिपेयर शॉप की चार क्षेत्रों में बिक्री के डेटा का विश्लेषण करके ट्रेंड और इनसाइट पाना।
पुराना तरीक़ा : अपने डेटा के विभिन्न दृश्य और सारांश देखने के लिए कई चार्ट्स बनाना और अपने टेबल को फिर से ऑर्गनाइज़ करके उसे हर चार्ट के लिए उसे ऑप्टिमाइज़ करना।
Analyze Data का तरीक़ा : ये सारे चार्ट्स और टेबल Excel को बनाने दें, जिनसे आपको चुनने के लिए कई इनसाइट मिल जाएँगे।
उदाहरण के लिए, नीचे की टेबल में बाईं ओर बाइक रिपेयर दुकानों की एक माह की बिक्री दिखाई गई है। (हर स्टोर बाइक, टायर और सर्विस किट बेचता है)।
स्वचलित इनसाइट्स के लिए टेबल में कहीं भी क्लिक करें, फिर Home टूलबार में Analyze Data पर क्लिक करें। Excel टेबल के डेटा को विभिन्न तरीक़ों से व्यवस्थित कर दाईं ओर एक नए पेन में नतीजे दिखाएगा।
20 से अधिक नतीजे स्क्रॉल करने पर आपको क्षेत्रीय सेल्स समरी, प्रति प्रॉडक्ट रेवेन्यू, क्षेत्रों की तुलनाएँ और अन्य बहुत कुछ मिलेगा—इतनी जानकारी तैयार करने में आपको शायद घंटों लग जाते! (Analyze Data पेन के नतीजे ख़ुद से अपडेट नहीं होते, इसलिए यदि आप टेबल की किसी भी फ़ील्ड में बदलाव करते हैं, तो ताज़ा नतीजे देखने के लिए Analyze Data टूल को बंद करके फिर से चालू करें।)
इतना ही नहीं, आप इनमें से किसी भी चार्ट को—और उसके लिए बनाए गए कस्टम डेटा टेबल्स को—साइडबार से अलग करके उसे Excel, Word या PowerPoint में इस्तेमाल कर सकते हैं : किसी आइटम को (और उसके साथ आपकी मूल टेबल के संबंधित डेटा को) अपनी वर्कबुक पर नई शीट में डालने के लिए उस आइटम के नीचे "+ Insert" टेक्स्ट पर क्लिक करें।
लेवल अप : Excel से आपके सवालों का जवाब पाएँ
आपका लक्ष्य : अपने डेटा-संबंधी सवालों के जवाब पाना
पुराना तरीक़ा : जवाब हासिल करने के लिए एक कस्टम फ़ॉर्मूला तैयार करना, जिसके लिए शायद आपको अपनी टेबल की रचना नए सिरे से करनी पड़ती, या फिर एक नया टेबल बनाना पड़ता जिसमें केवल संबंधित डेटा हो।
Analyze Data का तरीक़ा : Excel से पूछने के लिए अपना सवाल Analyze Data सेक्शन में ऊपर मौजूद टेक्स्ट बॉक्स में सामान्य भाषा में टाइप करें। ऊपर दिखाए टेबल के लिए, आप पूछ सकते हैं : “Which item sold had the highest Revenue?” आपको शायद अचरज भी होगा जब Excel आपको बताएगा कि वह आइटम बैक टायर है।
आप एक से अधिक डेटा फ़ील्ड से संबंधित सवाल भी पूछ सकते हैं, जैसे “What is the total Revenue of Mountain Bike and Street Bike?” या “Quantity of Back Tyre in the West Region?” बस इतना ध्यान रखें कि अपनी क्वेरी में डेटा फ़ील्ड या फ़ील्ड्स का नाम ज़रूर डालें।
सुझाव : चुनें कि हर फ़ील्ड का विश्लेषण कैसे हो
Analyze Data सेक्शन में फ़ील्ड्स को विश्लेषण से बाहर रखने और यह सुनिश्चित करने के टूल भी मौजूद हैं कि Excel हर फ़ील्ड पर सही तरीक़े से प्रक्रिया कर रहा है। यह करने के लिए Discover Insight के पास मौजूद सेटिंग्स (गियर के आकार का) बटन क्लिक करें जिससे “Which fields interest you the most?” डायलॉग सामने आएगा :
हमारे बाइक रिपेयर शॉप वाले उदाहरण में आप देख सकते हैं कि Analyze Data गैरसंख्यात्मक फ़ील्ड्स की सही पहचान कर रहा है, लेकिन हो सकता है आप Price का विश्लेषण एक कुलयोग के बजाय एक औसत के रूप में करवाना चाहते हों। Sum पर क्लिक करें और Average चुनें; अब आप “What is the Price by Region?” जैसा सवाल पूछ सकते हैं, तब आपको क्षेत्र के मुताबिक़ औसत कीमतों का चार्ट मिल जाएगा।