यह आपकी Excel स्किल को बढ़ाने पर एक सीरीज़ का हिस्सा है। आपको अन्य कहानियों के लिंक नीचे मिलेंगे।

Microsoft Excel के सबसे पावरफ़ुल फ़ीचर्स में से एक है पिवट (pivot) टेबल, जो आपको एक ही डेटा सेट को अलग-अलग नज़रियों से देखने की सुविधा देती है। पिवट टेबल का इस्तेमाल करके, जटिल फ़ॉर्मूले बनाए बग़ैर और आउटपुट को फ़ॉर्मैट किए बिना आप कई सवालों के जवाब दे सकते हैं।

मान लीजिए कि एक डेटा टेबल है जो डिलिवरी ड्राइवर का डेली माइलेज दिखाती है :

यह पता करने के लिए कि Susan ने कितने किलोमीटर ड्राइविंग की या उनका सबसे ज़्यादा सफ़र किस क्षेत्र में रहा, आपको अलग-अलग फ़ॉर्मूले की एक सीरीज़ बनानी पड़ेगी। लेकिन पिवट टेबल बेहद कम मेहनत में आपको न सिर्फ़ इन दोनों सवालों के बल्कि कई अन्य सवालों के जवाब भी देती है। जानिए कैसे।

एक पिवट टेबल बनाने के लिए यह ज़रूरी है कि आपका डेटा टेबल-फ़ॉर्म में हो और उसकी कोई भी लाइन या कॉलम ख़ाली न हों, फिर टूलबार पर Insert क्लिक करें। ऐसा करते ही आपको एक Insert पट्टी दिखाई देगी, उस पर मौजूद Recommended PivotTables पर क्लिक करें। Excel एक नई शीट में ख़ुद-बख़ुद एक सार्थक ले-आउट बना देगा।

अब आप आसानी से देख सकते हैं कि किस क्षेत्र (West) में सबसे ज़्यादा दूरी तय हुई।

लेकिन अगर आपको यह देखना हो कि Susan ने कितने किलोमीटर गाड़ी चलाई तो? पिवट टेबल की यही ख़ूबसूरती है।

पिवट टेबल में कहीं भी क्लिक करने पर Excel दाईं ओर एक पेन दिखाएगा। यह पेन Field Name, Filters, Columns, Rows और Values जैसे लेबल्स वाले सेक्शन में बँटा होगा।

Field Name सेक्शन में Driver चेक करने पर आप अपने पिवट टेबल में सारे ड्राइवरों को देख पाएँगे। Rows सेक्शन में Driver को ड्रैग करके Date के ऊपर लाएँ। ऐसा करने पर हर लाइन में Driver प्राइमरी और Date सेकेंडरी एंट्री बन जाएँगे।

यह अपडेटेड पिवट टेबल अब आपके दोनों सवालों के जवाब देगी : आप देख सकते हैं कि न सिर्फ़ West में सबसे ज़्यादा दूरी तय हुई है, बल्कि Susan ने क़रीब 231 मील लंबा सफ़र तय किया है। इस टेबल को पढ़ना और आसान बनाने के लिए Field Name एरिया में Date को अनचेक करें :

यह एक बेहद सरल उदाहरण है, लेकिन दिखाता है कि किस तरह आप अपनी क्षमताएँ बढ़ा सकते हैं।

यह बात याद रखें कि पिवट टेबल आपका सोर्स डेटा नहीं बदलती, इसलिए डेटा में किसी तरह की गड़बड़ी होने से डरे बिना आप इसे अलग-अलग नज़रिए से देख सकते हैं। और अगर आप अपनी सोर्स टेबल में नया डेटा डालते हैं तो Excel पिवट टेबल को भी अपडेट कर देता है।

अगर आप अपने हिसाब से कोई ख़ास डेटा पिवट टेबल में देखना चाहते हैं, तो उससे जुड़े बदलावों के लिए डेटा स्लाइसर की ज़रूरत पड़ती है।

पिवट टेबल में कहीं भी क्लिक करें, फिर Insert पट्टी पर Slicer को क्लिक करें। एक डायलॉग बॉक्स सामने आएगा जो हर उस Field Name को सूचीबद्ध करेगा जिन्हें आपने अपने टेबल में सक्षम किया है

इनमें से एक (या ज़्यादा) फ़ील्ड चेक करें और हर फ़ील्ड के लिए आपको एक “slicer” दिखेगा जो उससे जुड़े डेटा के लिए आपको वन-क्लिक ऐक्सेस देता हो। किसी भी जगह पर क्लिक करके सिर्फ़ उससे संबद्ध डेटा देखें।

पिवट टेबल और डेटा स्लाइसर के साथ आप जटिल से जटिल डेटा का विश्लेषण भी आसानी से कर सकते हैं।

पिवट टेबल पर अधिक जानकारी के लिए, Excel ऐप या इसके ऑनलाइन संस्करण पर मौजूद सहायता पर जाएँ, जहाँ आपको और ज़्यादा सुझावों से जुड़े लिंक मिलेंगे :