כתבה זו היא חלק מסדרת כתבות על איך לשפר את כישורי ה‑Excel. ניתן למצוא קישורים ליתר הכתבות בהמשך.
Microsoft Excel מאפשר לנהל בקלות גיליונות אלקטרוניים המכילים כמות גדולה של נתונים ואלפי תאים. אבל איך מנתחים את כל הנתונים האלה? היישום מציע כלים, שלעתים קרובות פוסחים עליהם, אשר נועדו לבצע עיצוב מותנה, המשנה באופן אוטומטי את מראה התאים על בסיס ערכם, ובכך מאפשר להדגיש את המידע החשוב.
הביטו למשל בגיליון אלקטרוני פשוט זה המציג תוצאות עונת כדורסל בת 15 משחקים:
נניח שרוצים להדגיש את שלוש התוצאות המובילות בגיליון הנתונים. תוכלו כמובן לעבור על כל התאים, לזכור מהם הערכים הגבוהים ביותר ולהדגיש את התאים הרלוונטיים באופן ידני. מצד שני, הרבה יותר פשוט להניח לעיצוב מותנה לעשות את העבודה בשבילכם.
תחילה בחרו את מקטע הטבלה הרצוי (תאים C4 עד Q12) ואחר כך בחרו עיצוב > עיצוב מותנה (Conditional Formatting < Format). בתיבת הדו-שיח "נהל כללים" (Manage Rules) שתופיע לחצו על לחצן ה"פלוס" (+) כדי להוסיף כלל. פעולה זו תוביל אתכם אל תיבת דו-שיח חדשה "כלל עיצוב חדש" (New Formatting Rule) אשר אותה נמלא באופן הבא:
לאחר שתבחרו ב"תבנית מותאמת אישית" (Custom Format) מתוך תפריט "עצב עם" (Format with), יקפוץ חלון "עצב תאים" (Format Cells). אפשר לבחור בגופן bold על רקע צהוב עם גבולות תא אדומים כדי להבליט את הנתונים. לחצו על "אישור" כדי לשמור את הכלל ולאחר מכן לחצו שוב על "אישור" כדי לצאת. הגיליון האלקטרוני ייראה כעת כך, באופן המדגיש את התוצאות המובילות בבירור:
ואם, לחלופין, רוצים להדגיש את כל מי שצברו 19 נקודות ויותר, ואת מי שצברו נקודה אחת או אפס? אין בעיה – חזרו לתיבת הדו-שיח "כלל עיצוב חדש" ובחרו "סט אייקונים" (Icon Sets) לסגנון, אחר כך הגדירו את האפשרויות כפי שמתואר בהמשך. (שימו לב שלא בחרנו אייקון עבור מי שצברו 18-2 נקודות, כי את אלה לא רצינו להדגיש).
שמרו כלל זה (לאחר הסרת העיצוב הקודם) וכך יופיעו הנתונים:
כעת קל לראות לא רק את התוצאות המובילות אלא גם את אלה שאולי זקוקים לאימון נוסף – לפחות לנוכח מספר הנקודות שלהם. אם תבחרו לעדכן את תוכן התאים, העיצוב המותנה יחול אוטומטית על המידע החדש.
זוהי הדגמה פשוטה לשימוש בעיצוב מותנה. בפעם הבאה שתרגישו שאתם נקברים תחת עומס הנתונים, ייתכן שעיצוב מותנה יקל עליכם למצוא תשובות לשאלותיכם.