כתבה זו היא חלק מסדרת כתבות על איך לשפר את כישורי ה‑Excel. ניתן למצוא קישורים ליתר הכתבות בהמשך.

ניתוח טבלת נתונים והתעסקות עם נוסחאות כדי להפיק תובנות חשובות יכולים להיות די משעממים. תכונת "ניתוח נתונים" (Analyze Data) של Excel מפשטת את התהליך באמצעות יצירת מגוון תרשימים וטבלאות שבעזרתם ניתן להפיק מידע שימושי בקלות על ידי שימוש בשפה טבעית.

כך ניתן לזהות מגמות בנתונים מבלי לכתוב אפילו נוסחה אחת.

המטרה: לנתח נתוני מכירות מארבעה אזורים של עסק לתיקון אופניים ולמצוא מגמות ותובנות.

בדרך הישנה: צריך ליצור מספר תרשימים לתצוגות וסיכומים שונים של הנתונים ולארגן מחדש את הטבלה כדי להתאים אותה לכל תרשים.

בדרך של "ניתוח נתונים": תנו ל‑Excel ליצור את התרשימים והטבלאות, כולל תובנות שונות לבחירה.

בצד שמאל של הטבלה למטה למשל, ניתן לראות את נתוני המכירות לחודש אחד ברשת החנויות לתיקון אופניים. (כל סניף מוכר אופניים שלמים, צמיגים וערכות תיקון).

כדי לקבל תובנות באופן אוטומטי, פשוט הקישו בכל מקום ברחבי הטבלה ואז לחצו על "ניתוח נתונים" בסרגל הכלים "בית" (Home) ו‑Excel יפלח את נתוני הטבלה ויציג את התוצאות בצד השני:

בגלילה בין יותר מעשרים התוצאות, תוכלו למצוא סיכומי מכירות אזוריים, גרפים של הכנסות לפי מוצר, השוואות בין אזורים ועוד המון. יש מגוון המחשות חזותיות שבאופן ידני היו תובעות שעות עבודה יקרות! (התוצאות בחלונית "ניתוח נתונים" לא מתעדכנות באופן אוטומטי. אם תשנו את השדות בטבלה, סגרו את הכלי "ניתוח נתונים" ואתחלו אותו כדי לראות תוצאות מעודכנות).

בנוסף, אפשר לשלוף מסרגל הצד כל אחד מהתרשימים האלה ואת טבלאות הנתונים המותאמות אישית שנוצרו עבורם, לשימוש ב‑Excel, ב‑Word וב‑PowerPoint: הקישו על הכיתוב "הוספה +" (Insert +) מתחת לפריט כדי להוסיף אותו (יחד עם הנתונים הרלוונטיים מהטבלה המקורית) לגיליון חדש בחוברת העבודה.

המטרה: למצוא תשובות לשאלות בנוגע לנתונים.

בדרך הישנה: צריך ליצור נוסחה מותאמת אישית שמחשבת את התשובה. זה כנראה ידרוש לארגן מחדש את הטבלה או ליצור טבלאות נוספות שכוללות רק את הפרטים הרלוונטיים.

בדרך של "ניתוח נתונים": באמצעות שימוש בשפה טבעית, פשוט שאלו את Excel בתיבת הטקסט שמופיעה בראש החלונית "ניתוח נתונים". בטבלה שמופיעה למעלה למשל, אפשר לשאול: "איזה פריט שנמכר הניב את ההכנסה הכי גבוהה?" ו‑Excel כבר יגיד, אולי למרבה ההפתעה, שמדובר בצמיגים אחוריים:

אפשר גם להזין שאילתות שנוגעות למספר שדות נתונים, כמו "מה סך ההכנסות מאופני הרים ואופני כביש?" או "באיזה אזור נמכרו הכי פחות אופני הרים ואופני כביש?" או "כמות הצמיגים האחוריים והצמיגים הקדמיים באזור המערבי?" רק חשוב לא לשכוח להוסיף בשאילתה את השם האמיתי של שדה או שדות הנתונים.

החלונית "ניתוח נתונים" גם מספקת כלים שמאפשרים לא לכלול שדות מסויימים בניתוח וגם לאשר ש‑Excel מתייחס לכל שדה בצורה נכונה. כדי לעשות זאת, צריך ללחוץ על לחצן ההגדרות (בצורת גלגל שיניים) ליד Discover Insights (גילוי תובנות) על מנת להציג את תיבת הדו‑שיח, ?Which fields interest you the most (אילו שדות הכי מעניינים אותך?):

בדוגמה של העסק לתיקון אופניים, אפשר לראות איך "ניתוח נתונים" מזהה בצורה נכונה את את השדות ללא מספרים, אבל לפעמים תרצו לנתח את המחיר (Price) בתור ממוצע ולא בתור סכום. הקישו על "סכום" (Sum) ובחרו ב"ממוצע" (Average). כעת ניתן להקליד שאילתה כמו "מהו המחיר לפי אזור?" ולראות תרשים של המחיר הממוצע לפי אזור.