A Microsoft Excel egyik legerősebb funkciója a kimutatás, amely lehetővé teszi, hogy egy adott adatkészletet gyorsan megvizsgálhass többféle szemszögből. A kimutatások segítségével anélkül szűrhetsz le az adatkészletből hasznos információkat, hogy bonyolult képleteket kellene írnod, vagy magadnak kellene formáznod a kimeneti adatokat.
Nézzük meg például ezt a táblázatot, amely autós futárok megtett útját tartalmazza mérföldben, napi bontásban:
Egy sor képlet felírásával is kideríthetnéd például azt, hogy Susan hány mérföldet vezetett, vagy hogy melyik régióra esik a legtöbb megtett út. Egy kimutatással azonban sokkal egyszerűbben választ kaphatsz ezekre (és még sok más kérdésre is). Hadd mutassuk meg, hogyan!
Kimutatás egyetlen kattintással
Kimutatás készítéséhez az alapul szolgáló adatoknak táblázatos formátumban kell lenniük, és a táblázatban nem lehetnek üres sorok vagy oszlopok. Kattints az eszköztár Beszúrás lapján található Ajánlott kimutatások elemre. Az Excel ekkor a forrásadatokból automatikusan létrehoz és új munkalapra helyez el egy célszerűen megformázott kimutatást.
Ebből már könnyen látható, hogy melyik régióban vezettek a futárok a legtöbbet (nyugati régió).
De mi van akkor, ha azt szeretnéd megtudni, hogy Susan hány mérföldet vezetett? Pillanatok kérdése kideríteni – ettől olyan zseniálisak a kimutatások.
Kattints a kimutatásban bárhová, és az Excelben az ablaktól jobbra megjelenik egy panel, amelynek a mezőneveket tartalmazó listán kívül van egy Szűrők, egy Oszlopok, egy Sorok és egy Értékek nevű része.
Jelöld be a Mezőnév részben a Driver (Futár) elemet, és látni fogod, ahogy a kimutatásban megjelenik a futárok neve. A Sorok részben húzd a Driver elemet a Date (Dátum) elem elé a listában. Ennek hatására az egyes sorokban a Driver lesz az elsődleges, a Date pedig a másodlagos bejegyzés.
Az ekként módosított kimutatásból már mindkét eredeti kérdésre megkapod a választ: a legtöbb megtett út a nyugati régióra (West) esik, és Susan összesen 231 mérföldet tett meg. Még egy fokkal áttekinthetőbbé teheted a táblázatot azzal, ha a dátum jelölését törlöd a Mezőnév listában:
Már ezen az egyszerű példán is láthatod, hogy milyen nagy segítségedre lehet ez a funkció.
Ne feledd: a kimutatás létrehozása nem változtatja meg a forrásadatokat, ezért bátran kísérletezhetsz, semmit nem fogsz elrontani. Ha pedig újabb adatokkal egészíted ki a forrástáblázatot, az Excel frissíti a kimutatást.
Szeleteld kedvedre az adatokat
Gyorsan meg szeretnéd változtatni, hogy melyik adatok legyenek láthatóak a kimutatásban? Erre jók az adatszeletelők.
Kattints a kimutatás bármely részére, majd a Beszúrás menüszalagjában válaszd a Szeletelő elemet. A megjelenő párbeszédpanelben azokat a mezőneveket fogod látni, amelyeket bekapcsoltál a kimutatásban.
Jelölj be ezek közül a mezők közül egyet (vagy többet), és mindegyikhez megjelenik egy „szeletelő”, amelynek segítségével egyetlen kattintással rászűrhetsz a kívánt adatokra. Itt például egy Region (Régió) szeletelőt láthatsz a kimutatás mellett. Ha egy adott régióra kattintasz, csak az ahhoz tartozó adatok jelennek meg.
Kimutatások és szeletelők segítségével még a legösszetettebb adatkészleteket is könnyedén elemezheted.
Ha többet szeretnél megtudni a kimutatásokról, olvasd el az Excel beépített vagy online súgójának vonatkozó részeit (az online verzióban további tippekre mutató hivatkozásokat is találsz):