Το συγκεκριμένο άρθρο αποτελεί μέρος μια σειράς για τη βελτίωση των δεξιοτήτων σου στο Excel. Παρακάτω θα βρεις συνδέσμους για άλλες ιστορίες.

Η ανάλυση ενός πίνακα δεδομένων μπορεί να μοιάζει δύσκολη καθώς παλεύεις με τους τύπους για να συγκεντρώσεις σημαντικά στοιχεία. Η λειτουργία Ανάλυση δεδομένων του Excel αφαιρεί την όποια δυσκολία δημιουργώντας μια πληθώρα από προτεινόμενα γραφήματα και πίνακες για σένα. Επίσης, καθιστά εύκολη την άντληση χρήσιμων πληροφοριών χρησιμοποιώντας φυσική γλώσσα.

Ορίστε πώς να εντοπίσεις τάσεις στα δεδομένα σου δίχως να χρειαστεί να γράψεις ούτε έναν τύπο.

Ο στόχος: Να αναλύσεις τα δεδομένα των πωλήσεων τεσσάρων υποκαταστημάτων μιας αλυσίδας επιδιόρθωσης ποδηλάτων για να βρεις τάσεις και πληροφορίες.

Ο παλιός τρόπος: Δημιούργησε πολλαπλά γραφήματα για διάφορες προβολές και συνόψεις των δεδομένων σου, οργανώνοντας ξανά τον πίνακά σου για βελτιστοποίηση ανάλογα με το κάθε διάγραμμα.

Ο τρόπος Ανάλυσης δεδομένων: Άφησε το Excel να δημιουργήσει αυτά τα διαγράμματα και αυτούς τους πίνακες για εσένα. Θα σου προσφέρει διάφορες πληροφορίες για να επιλέξεις τι σε ενδιαφέρει.

Η αριστερή πλευρά του παρακάτω πίνακα, για παράδειγμα, παρουσιάζει τα δεδομένα πωλήσεων ενός μήνα για την αλυσίδα επιδιόρθωσης ποδηλάτων. (Το κάθε κατάστημα πουλάει ολόκληρα ποδήλατα, λάστιχα και σετ εργαλείων για σέρβις.)

Για αυτόματη λήψη πληροφοριών, απλώς κάνε κλικ οπουδήποτε στον πίνακα, έπειτα κάνε κλικ στο Ανάλυση δεδομένων στην Κεντρική καρτέλα. Το Excel διαμορφώνει τα δεδομένα του πίνακα και παρουσιάζει τα αποτελέσματα σε ένα νέο τμήμα παραθύρου στα δεξιά:

Βλέποντας τα περισσότερα από 20 αποτελέσματα, θα βρεις συνόψεις τοπικών πωλήσεων, γραφήματα εσόδων ανά προϊόν, συγκρίσεις μεταξύ υποκαταστημάτων και πολλά περισσότερα — μια ποικιλία οπτικοποιήσεων που θα μπορούσε να σου πάρει ώρες αν την έκανες χειροκίνητα! (Τα αποτελέσματα στο παράθυρο Ανάλυσης δεδομένων δεν ανανεώνονται αυτόματα, οπότε αν αλλάξεις κάποια από τα στοιχεία σου, κλείσε το εργαλείο Ανάλυση δεδομένων και κάνε του επανεκκίνηση για να δεις τα νεότερα αποτελέσματα.)

Ακόμα, μπορείς να αντλήσεις οποιοδήποτε από αυτά τα γραφήματα —και τους πίνακες που δημιουργήθηκαν ειδικά για αυτά— από την πλαϊνή μπάρα ώστε να τα χρησιμοποιήσεις στο Excel, το Word ή το PowerPoint: Κάνε κλικ στο κείμενο «+ Εισαγωγή» κάτω από ένα αντικείμενο για να το εισαγάγεις (μαζί με τα σχετικά δεδομένα από τον αρχικό πίνακά σου) σε ένα νέο φύλλο στο βιβλίο εργασίας σου.

Ο στόχος: Βρες απαντήσεις σε ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα σου.

Ο παλιός τρόπος: Δημιούργησε έναν ειδικό τύπο που υπολογίζει την απάντηση, κάτι που πιθανότατα απαιτεί ν’ αναδιοργανώσεις τον πίνακα ή να δημιουργήσεις πρόσθετους που περιέχουν μόνο τα σχετικά δεδομένα.

Ο τρόπος Ανάλυσης δεδομένων: Χρησιμοποιώντας φυσική γλώσσα, απλώς κάνε στο Excel την ερώτησή σου στο κουτί κειμένου στο πάνω μέρος του παραθύρου Ανάλυσης δεδομένων. Για τον παραπάνω πίνακα, μπορεί να ρωτούσες: «Ποιο από τα Αντικείμενα που πωλήθηκαν είχε τα μεγαλύτερα Έσοδα;». Το Excel σού λέει πως, ίσως απρόσμενα, ήταν τα πίσω λάστιχα:

Μπορείς επίσης να κάνεις ερωτήσεις σχετικά με πολλαπλά πεδία δεδομένων, όπως «Ποια είναι τα συνολικά Έσοδα από Mountain Bike και Street Bike;» ή «Ποιο Υποκατάστημα πούλησε τη μικρότερη Ποσότητα Mountain Bike και Street Bike;» ή «Ποσότητα Πίσω λάστιχων και Μπροστινών λάστιχων στο δυτικό Υποκατάστημα;». Απλώς σιγουρέψου πως έχεις συμπεριλάβει τα ακριβή ονόματα των πεδίων δεδομένων στην ερώτησή σου.

Το παράθυρο Ανάλυσης δεδομένων προσφέρει επίσης εργαλεία για να αποκλείεις πεδία από την ανάλυση, όπως και για να επιβεβαιώνεις πως το Excel διαχειρίζεται σωστά κάθε πεδίο. Για να το κάνεις αυτό, κάνε κλικ στο κουμπί των ρυθμίσεων (γρανάζι) δίπλα στο Ανακάλυψη πληροφοριών για να βρεις τον διάλογο «Ποια πεδία σε ενδιαφέρουν περισσότερο;»:

Στο παράδειγμά μας με την αλυσίδα καταστημάτων επιδιόρθωσης ποδηλάτων, μπορείς να δεις ότι η Ανάλυση δεδομένων αναγνώρισε σωστά τα πεδία δίχως νούμερα, αλλά ίσως θέλεις να αναλύσεις την Τιμή ως μέσο όρο και όχι ως άθροισμα. Κάνε κλικ στο Άθροισμα και επίλεξε Μέσος όρος. Τώρα, μπορείς να γράψεις μια ερώτηση όπως «Ποια είναι η Τιμή ανά Υποκατάστημα;» και να δεις έναν πίνακα μιας μέσης τιμής ανά υποκατάστημα.