Con Microsoft Excel es muy fácil trabajar con modelos enormes de datos y miles de celdas, pero ¿cómo puedes analizar toda esa información? Para eso, la app tiene una herramienta fantástica que muchos usuarios desconocen: el formato condicional. Este formato cambia automáticamente la apariencia de las celdas en función de su valor, destacando la información más importante.

Fíjate, por ejemplo, en esta hoja de cálculo sencilla que muestra los tantos por partido en 15 partidos de baloncesto:

Si quisieras encontrar las tres puntuaciones más altas, podrías mirar todas las celdas una a una y resaltar las que te interesen. Pero con el formato condicional, todo se hace de manera automática.

Para empezar, selecciona la información relevante en la tabla (celdas C4 - Q12) y entra en Formato > Formato Condicional. Cuando se abra la ventana de Administrar Reglas, dale al botón de + para añadir una nueva regla. Esta acción abrirá un cuadro de diálogo con distintas opciones para la nueva regla que, en este caso, hemos rellenado como puedes ver a continuación:

Después, en el menú de “Aplicar formato con” selecciona “Formato personalizado” y aparecerá otra ventana. Para destacar la información importante, elige una fuente en negrita con un relleno de celda amarillo y bordes en rojo. Haz clic en Aceptar para guardar la regla y vuelve a seleccionar Aceptar para salir de la herramienta de edición de reglas. Tu hoja de cálculo ahora tendrá este aspecto, con las puntuaciones más altas claramente destacadas.

¿Y si en lugar de destacar los máximos anotadores quieres resaltar los que han marcado más de 19 puntos y los que han marcado 1 o 0? Vuelve a abrir el diálogo de Nueva Regla y, en el menú de Estilo, selecciona “Conjunto de iconos”. Después, configura las opciones tal y como se muestra en la imagen que aparece a continuación, empezando por introducir los valores y seleccionando “Sin icono de celda” en la opción para todos aquellos que tienen una puntuación entre 2 y 18. Ten en cuenta que, una vez selecciones esto, aparecerá automáticamente la opción de Personalizado en el menú de Iconos.

Si guardas esta regla (después de eliminar la regla de formato anterior), la tabla tendrá este aspecto:

Ahora puedes distinguir claramente los que tienen más puntos, pero también los que lo han hecho peor y puede que necesiten un empujón. Y cuando actualices la información de las celdas, el formato condicional se aplicará automáticamente a los datos nuevos.

A pesar de que este es un ejemplo muy sencillo de las posibilidades del formato condicional, la próxima vez que los datos te desborden puede ayudarte a encontrar la información que buscas mucho más rápido.