Dette er en del af en serie, der kan hjælpe dig med at forbedre dine færdigheder med Excel. Du kan finde links til de andre dele af serien nedenfor.

Det kan være drønkedeligt at analysere tabeller fulde af data, når du skal sidde og fedte med formler, der kan give dig de informationer, du søger. Analyser data-funktionen i Excel gør hele denne proces meget nemmere for dig med en række forslag til skemaer og tabeller og simpel udtrækning af vigtige oplysninger i naturligt sprog.

Se her, hvordan du finder trends i dine data uden at skrive så meget som en eneste formel.

Dit mål: At analysere salgsdata fra en cykelbutiks fire regioner for at finde trends og nøgletal.

Den gamle metode: At oprette flere diagrammer med forskellige visninger og opsummeringer af dine data, hvor du reorganiserer din tabel for at optimere den til de enkelte diagrammer.

Analyser data-metoden: Lad Excel oprette diagrammerne og tabellerne for dig og give dig forskellige informationer at vælge imellem.

Den venstre side af tabellen herunder viser for eksempel én måneds salgsdata for cykelkæden (butikkerne sælger færdigsamlede cykler, dæk og reparationssæt).

Hvis du vil se automatiske indblik, skal du bare klikke et sted i tabellen og derefter på Analyser data i Hjem-proceslinjen. Så behandler Excel skemaets data og viser resultaterne i en ny rude til højre:

Når du gennemser de mere end 20 resultater, vil du se opsummeringer over regionalt salg, omsætningsgrafer for hvert produkt, regionale sammenligninger og meget andet. Det ville have taget dig flere timer at lave så mange visualiseringer manuelt! Resultater i Analyser data-ruden bliver ikke opdateret automatisk, så hvis du ændrer i nogen af tabellens felter, skal du lukke Analyser data-redskabet og genstarte det for at se de opdaterede resultater.

Derudover kan du trække alle diagrammer og deres tilpassede datatabeller ud af sideruden og bruge dem i Excel, Word eller PowerPoint: Klik på teksten “+ Indsæt” under et element for at indsætte det sammen med de relevante data fra din oprindelige tabel i et nyt ark i din projektmappe.

Dit mål: At få svar på spørgsmål om dine data.

Den gamle metode: At oprette en tilpasset formel, der udregner svaret, hvilket typisk kræver, at du omorganiserer din tabel og opretter ekstra tabeller, der kun indeholder de relevante data.

Analyser data-metoden: Du kan med naturligt sprog bare stille Excel dit spørgsmål i tekstboksen øverst i Analyser data-ruden. I forbindelse med tabellen herover kunne du for eksempel spørge: “Hvilket af de solgte produkter havde den højeste omsætning?” Herefter vil Excel fortælle dig, at det var baghjul, hvilket måske vil overraske dig:

Du kan også formulere spørgsmål, der involverer flere datafelter, som for eksempel “Hvad er den samlede omsætning for mountainbikes og almindelige cykler?” eller “Hvilken region har solgt færrest mountainbikes og almindelige cykler?” eller “Beholdning af bag- og forhjul i den vestlige region?” Du skal bare huske at medtage navnene på datafeltet/datafelterne i din forespørgsel.

Analyser data-ruden indeholder også redskaber, der både kan bruges til at udelukke felter fra analyser og bekræfte, at Excel behandler hvert enkelt felt korrekt. Klik på indstillingsknappen (tandhjulet) ved siden af Discover Insights for at få vist dialogen “Which fields interest you the most?”:

I eksemplet med vores cykelbutik kan du se, at Analyser data identificerede de ikke-numeriske felter korrekt, men at du måske gerne vil have analyseret pris som et gennemsnit snarere end som en sum. Klik på Sum, og vælg Gennemsnit. Du kan nu indtaste en forespørgsel som “Hvad er prisen pr. region?” for at få vist en gennemsnitspris pr. region.