Είναι τέχνη να φτιάχνεις παρουσιάσεις PowerPoint που ενημερώνουν και ταυτόχρονα κρατούν ζωντανό το ενδιαφέρον του κοινού. Και είμαστε τυχεροί, γιατί η εφαρμογή αναλαμβάνει από μόνη της το θέμα του σχεδιασμού σε μεγάλο βαθμό.

Όμως, όταν έχεις τέτοια ισχυρά εργαλεία στα χέρια σου, έχεις και ευθύνες. Μάθε, λοιπόν, τρία πράγματα που πρέπει να δοκιμάσει κάθε νέος χρήστης, καθώς και τις παγίδες που πρέπει να αποφύγει.

1. Πες ναι στα πρότυπα (αλλά, για αρχή, γίνε εξπέρ σε ένα από αυτά)

Το Microsoft PowerPoint σού προσφέρει πολλά καλοσχεδιασμένα πρότυπα (επίλεξε Αρχείο > Δημιουργία από πρότυπο...). Το καθένα από αυτά περιέχει διάφορα στησίματα διαφανειών (τα οποία το PowerPoint αποκαλεί «Υπόδειγμα διαφανειών»), με διαφοροποιήσεις σε προεπιλεγμένα μεγέθη γραμματοσειράς, διατάξεις κειμένου και χώρους για να τοποθετείς εικόνες ή άλλο περιεχόμενο.

Κάν' το όπως οι επαγγελματίες: ξεκίνα με ένα απλό πρότυπο και μάθε το όσο πιο καλά μπορείς, προτού περάσεις στο επόμενο. Υπάρχουν απίθανα πράγματα να ανακαλύψεις μέσα στο καθένα.

2. Πρόσθεσε οπτικό υλικό (και φρόντισε να έχει νόημα)

Υπάρχει ένα πρακτικό κουμπί σε κάθε διαφάνεια, που σου επιτρέπει να προσθέτεις γραφήματα, εικόνες, βίντεο και σχήματα. Μπορείς επίσης να χρησιμοποιήσεις το SmartArt του PowerPoint, που σου δίνει έτοιμα καλοσχεδιασμένα γραφικά (π.χ. λογικές επαγωγές και διαγράμματα ροής) για να εικονοποιείς διαδικασίες και σχέσεις μεταξύ στοιχείων.

Κάν' το όπως οι επαγγελματίες: πήγαινέ το βήμα-βήμα. Σίγουρα θα μπεις στον πειρασμό να φορτώσεις τις διαφάνειές σου με εικόνες και σχέδια. Όμως, προτού το κάνεις, βεβαιώσου ότι όλα αυτά βοηθούν στο να διατυπώσεις με σαφήνεια τις ιδέες σου. Μπορεί κάτι να είναι ωραίο στο μάτι, όμως δεν είναι απαραίτητο ότι βοηθά στο να περάσεις το μήνυμά σου.

3. Χρησιμοποίησε μεταβάσεις (αλλά κάν' το συντηρητικά)

Η μετάβαση, δηλαδή το πέρασμα από τη μία διαφάνεια στην άλλη με χρήση κίνησης, είναι σαν μια ανάσα. Κάνει την εναλλαγή των διαφανειών πιο ομαλή και δίνει στο κοινό σου την ευκαιρία να επεξεργαστεί τις πληροφορίες που μόλις παρουσίασες.

Μπορείς εύκολα να δημιουργήσεις μια μετάβαση: κάνε κλικ στην καρτέλα «Μεταβάσεις», επίλεξε τη διαφάνεια ή τις διαφάνειες που θες στην πλαϊνή γραμμή και διάλεξε το εφέ που προτιμάς για τη μετάβαση μεταξύ τους. Μια σίγουρη επιλογή είναι το κλασικό «Σβήσιμο».

Κάν' το όπως οι επαγγελματίες: επίλεξε έναν ενιαίο τρόπο μετάβασης για όλη σου την παρουσίαση, αντί να αλλάζεις μετάβαση από διαφάνεια σε διαφάνεια. Και μην ασχολείσαι με τις μεταβάσεις, ενώ στήνεις την παρουσίασή σου. Μπορείς να τις ορίσεις συνολικά, όταν θα έχεις τελειώσει με το περιεχόμενο.