Cet article fait partie d’une série visant à améliorer vos capacités avec Excel. Vous trouverez des liens vers les autres articles plus bas.

Microsoft Excel permet de gérer facilement des feuilles de calcul qui contiennent des modèles de données gigantesques et des milliers de cases. Mais comment faire pour analyser toutes ces données? On oublie souvent que l’app possède déjà l’outil idéal : la mise en forme conditionnelle change automatiquement l’apparence des cellules selon leur valeur et permet de mettre en évidence les informations les plus importantes.

Prenez par exemple ce simple tableau des scores d’une saison de 15 matchs de basketball :

Comment s’y prendre pour surligner les trois meilleurs scores dans l’ensemble des données? Vous pourriez parcourir les cases une par une en mémorisant les valeurs les plus hautes puis surligner les cellules manuellement. Mais la mise en forme conditionnelle peut faire le travail à votre place.

Tout d’abord, sélectionnez la section de données du tableau (les cellules C4 à Q12), puis choisissez Mise en forme > Mise en forme conditionnelle. Dans la boîte de dialogue qui apparait, cliquez sur le bouton + pour ajouter une règle. Vous verrez alors apparaître la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme que nous avons remplie de la façon suivante :

Quand vous choisissez « format personnalisé » dans le menu « Mettre en forme avec », la fenêtre « Format de cellule » apparaît. Pour donner de la couleur à votre tableau, mettez les caractères en gras sur un fond jaune avec une bordure rouge, puis validez. Cliquez sur OK pour sauvegarder la règle, et une nouvelle fois pour quitter le menu. Maintenant, voici à quoi ressemble votre tableau : les meilleurs scores sont clairement mis en évidence.

Vous voulez plutôt surligner tous ceux qui ont marqué 1 point ou moins et 19 points ou plus? Retournez dans la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, sélectionnez Jeux d’icônes, et configurez les options comme indiqué ci-dessous. (Vous remarquerez que nous avons choisi de ne pas afficher d’icône pour les scores entre 2 et 18 points car ils ne nous intéressent pas ici.)

Sauvegardez la règle (en supprimant la précédente) et voici à quoi ressemblent vos données :

Vous pouvez maintenant voir facilement qui sont les meilleurs joueurs, mais aussi qui pourrait bénéficier d’entraînement supplémentaire, tout du moins du côté offensif. Et si vous changez la valeur d’une cellule, la mise en forme conditionnelle est automatiquement mise à jour.

Ceci est un exemple simple de ce que la mise en forme conditionnelle vous permet de faire. La prochaine fois que vous croulez sous les données, elle pourrait bien vous tirer d’affaire.