Cet article fait partie d’une série visant à améliorer vos capacités avec Excel. Vous trouverez des liens vers les autres articles plus bas.
L’analyse d’un tableau de données se transforme parfois en véritable épreuve, car vous devez manipuler des formules pour glaner des informations importantes. La fonctionnalité Analyser des données offerte par Excel vous simplifie la tâche en créant un grand nombre de graphiques et de tableaux et en vous permettant d’extraire facilement des informations utiles par l’utilisation du langage naturel.
Voici comment repérer les tendances dans vos données sans avoir à écrire une seule formule.
Pour commencer : laissez Excel faire le travail fastidieux
Votre objectif : Analyser les données de vente des quatre régions d’un atelier de réparation de vélos pour trouver des tendances et des informations.
L’ancienne méthode : Créer plusieurs graphiques pour obtenir différents résumés et vues de vos données, en réorganisant votre tableau pour l’optimiser pour chaque graphique.
La méthode Analyser des données : Laisser Excel créer ces graphiques et ces tableaux pour vous, en vous proposant différentes informations parmi lesquelles vous pouvez choisir.
La partie gauche du tableau ci-dessous, par exemple, montre les données de ventes d’un mois pour la chaîne d’ateliers de réparation de vélos. (Chaque magasin vend des vélos, des pneus et des trousses d’entretien complets.)
Pour obtenir des informations automatisées, il suffit de sélectionner une cellule dans une plage de données, puis de cliquer sur le bouton Analyser des données dans l’onglet Accueil. Excel va analyser les données et renvoyer des résultats dans un nouveau volet des tâches à droite :
En faisant défiler les 20 résultats et plus, vous trouverez des résumés de ventes régionales, des graphiques de revenus par produit, des comparaisons régionales et bien davantage, soit une variété de visuels intéressants que vous auriez mis des heures à faire manuellement! (Les résultats du volet Analyser des données ne sont pas mis à jour automatiquement, donc si vous modifiez des champs de votre tableau, fermez l’outil Analyser des données et relancez-le pour voir les résultats mis à jour.)
De plus, vous pouvez extraire n’importe lequel de ces graphiques – et les tableaux de données personnalisés créés pour eux – de la barre latérale pour les utiliser dans Excel, Word ou PowerPoint. Pour ce faire, cliquez sur le texte « + Insérer » sous un élément pour l’insérer (avec les données pertinentes de votre tableau original) dans une nouvelle feuille de votre classeur.
Passez au niveau supérieur : laissez Excel répondre à vos questions
Votre objectif : Trouver des réponses à des questions sur vos données.
L’ancienne méthode : Créer une formule personnalisée qui calcule la réponse, ce qui vous obligera probablement à réorganiser votre tableau ou à créer des tableaux supplémentaires contenant uniquement les données pertinentes.
La méthode Analyser des données : En utilisant le langage naturel, posez simplement votre question à Excel dans la zone de requête située en haut du volet Analyser des données. Pour le tableau ci-dessus, vous pourriez demander : « Quel article vendu a généré le plus de revenus? » Excel vous répond que c’est, de manière surprenante, les pneus arrière :
Vous pouvez également entrer des questions impliquant plusieurs champs de données, comme « Quel est le chiffre d’affaires total du véhicule tout-terrain et du vélo urbain? » ou « Quelle région a vendu le moins de véhicule tout-terrain et de vélo urbain? » ou « Quelle est la quantité de pneus arrière et de pneus avant dans la région ouest? » Veillez simplement à inclure le nom réel du ou des champs de données dans votre requête.
Conseil de pro : choisissez comment chaque champ est analysé
Le volet Analyser des données fournit également des outils permettant d’exclure des champs de l’analyse ainsi que de confirmer qu’Excel traite chaque champ correctement. Pour ce faire, cliquez sur le bouton de paramétrage (engrenage) situé à côté de Découvrir des analyses pour faire apparaître la boîte de dialogue « Quels champs vous intéressent le plus? » :
Pour notre exemple d’atelier de réparation de vélos, vous pouvez voir que la fonctionnalité Analyser des données a correctement relevé les champs non numériques, mais vous souhaitez peut-être qu’elle analyse le prix sous forme de moyenne plutôt que de somme. Cliquez sur Somme et choisissez Moyenne; vous pouvez maintenant taper une requête comme « Quel est le prix par région? » et obtenir un graphique du prix moyen par région.