Avec Microsoft Word, vous pouvez facilement travailler sur un seul et même document avec vos collègues, vos camarades de classe ou vos clients. Il est non seulement possible pour plusieurs personnes de modifier un fichier en temps réel, mais Word peut en plus souligner tous les changements (en indiquant qui les a effectués). Cela vous permet d’accepter ou de refuser chacun d’entre eux en un instant.

Pour activer cette fonction, rendez-vous dans l’onglet Révision, cliquez sur Suivi, puis glissez le bouton Suivi des modifications.

Maintenant que c’est fait, voici trois façons d’aller encore plus loin avec cette fonction.

Une fois le Suivi des modifications activé, vous voyez tous les changements par défaut. Mais, vous pouvez demander à Word de n’afficher que certains types en cliquant sur l’onglet Révision dans la barre d’outils, puis sur les Options de marquage.

Décochez tout sauf Mise en forme pour afficher uniquement les modifications de style, comme par exemple les changements de police de caractères ou d’interligne. Cochez Insertions et suppressions pour afficher les modifications de texte.

Si plusieurs relecteurs ont travaillé sur le même document, vous pouvez afficher les modifications et les commentaires apportés par une personne spécifique. Pour cela, sélectionnez Relecteurs, puis cochez ou décochez les noms.

Vous pouvez même configurer la façon dont Word souligne chaque type de changement en cliquant Préférences dans le menu Options de marquage. Par exemple, sélectionnez une couleur pour les insertions, et une autre pour les suppressions. Ou assignez des couleurs différentes à vos collègues pour voir instantanément qui a apporté quelles modifications.

Pour passer de modification en modification efficacement, cliquez sur la flèche à côté des boutons Accepter ou Refuser et sélectionnez Accepter et passer à la suivante (ou Refuser et passer à la suivante). Word saute ainsi automatiquement au prochain élément à approuver.

Pour afficher votre document avec toutes les modifications acceptées sans vous engager, cliquez sur Toutes les marques sur la barre d’outils, puis sélectionnez Aucune marque. Si vous êtes satisfait de tous les changements, cliquez sur la flèche à côté d’Accepter, puis sur Accepter toutes les modifications.

Conseil de pro : si vous sélectionnez une phrase, un paragraphe ou une page entière de texte, les options des menus Accepter et Refuser n’affectent que le texte surligné.

Vous avez oublié d’activer le suivi des modifications? Pas de problème! Si vous disposez d’une version antérieure du document, utilisez simplement la fonction Comparer de Word.

Allez à Outils > Suivi des modifications > Comparer des documents, puis sélectionnez la version originale et le document révisé. Word créé ensuite un nouveau document et y souligne toutes les différences. Vous pouvez accepter ou refuser chaque modification comme si vous n’aviez jamais oublié d’activer le suivi.