Nhờ vô số tùy chọn trợ năng trong Microsoft 365, ai cũng có thể đọc văn bản, tạo tài liệu và trình bày ý tưởng của mình. Hãy tìm hiểu ngay các tính năng thiết yếu này nhé!

Tính năng Immersive Reader (Bộ đọc Tập trung) trong Word và OneNote hiển thị tài liệu theo cách tối ưu nhất để đọc giả dễ theo dõi mà không làm thay đổi văn bản gốc.

Hãy nhấp vào View (Xem), sau đó chọn Immersive Reader (Bộ đọc Tập trung). Dùng các nút trong thanh menu ribbon (trong Word) hoặc các nút Text Preferences (Tùy chọn Văn bản) (trong OneNote) để điều chỉnh màu trang, khoảng cách văn bản và hơn thế nữa. Để xem cận cảnh, hãy sử dụng thanh trượt thu phóng trang.

Để nghe Word đọc tài liệu, hãy đặt con trỏ ở vị trí bạn muốn bắt đầu, sau đó nhấp vào Review (Xem lại) > Read Aloud (Đọc to). Bạn có thể nhấp vào biểu tượng bánh răng để điều chỉnh tốc độ đọc hoặc chọn một giọng nói khác.

Với tính năng soạn văn bản bằng giọng nói có sẵn trong Microsoft 365, bạn không phải gõ mà chỉ cần nói là có thể nhập dữ liệu rồi. Cách bật tính năng này như sau: Trong Word, nhấp vào Home (Trang đầu), sau đó chọn nút Dictate (Soạn văn bản bằng giọng nói); trong PowerPoint và Outlook, chọn Edit > Start Dictation.

Khi soạn văn bản bằng giọng nói, bạn có thể đọc to để thêm dấu câu và ngắt dòng. Ví dụ: "Chào John chấm than, xuống dòng Hy vọng mọi chuyện vẫn thuận lợi chấm Sắp tới, anh có thể ăn trưa cùng tôi không chấm hỏi, xuống dòng Thân ái chấm than, xuống dòng Sandra".

Trong Word, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng để chọn ngôn ngữ, bật tính năng đặt dấu câu tự động hoặc lọc bỏ từ thô tục. Để xem các mẹo nâng cao, hãy nhấp vào nút có hình dấu chấm hỏi rồi cuộn xuống What Can I Say? (Tôi có thể nói gì?)

Nhờ tính năng Live Captions and Subtitles (Chú thích và phụ đề trực tiếp) của PowerPoint, ai cũng có thể nghe bài thuyết trình. Dựa trên trí thông minh nhân tạo, ứng dụng sẽ chép lời và hiển thị nội dung mà bạn nói hoặc bản dịch của nội dung này lên màn hình theo thời gian thực. (PowerPoint có thể dịch sang hơn 60 ngôn ngữ).

Trong Word, Excel và PowerPoint, bạn có thể thiết kế tài liệu phù hợp với mọi đối tượng nhờ sử dụng các mẫu tiện lợi, có độ tương phản màu cao hơn, phông chữ lớn hơn, văn bản thay thế cho hình ảnh, cũng như các cấu trúc bảng và thông điệp giải thích được thiết kế cho bộ đọc màn hình. Để dùng các mẫu này, hãy chuyển đến File (Tệp) > New From Template (Tạo mới từ mẫu), sau đó tìm “accessible” (bao gồm cả dấu ngoặc kép).

Trước khi chia sẻ tài liệu Word, Excel hoặc PowerPoint, hãy nhấp vào Review (Xem lại), sau đó chọn Check Accessibility (Kiểm tra tính trợ năng). Hãy nhấp vào bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào có gắn cờ để xem cách khắc phục.

Bạn cũng có thể sử dụng Accessibility Checker (Công cụ kiểm tra tính trợ năng) trong OneNote (chọn Tools (Công cụ) > Check Accessibility (Kiểm tra tính trợ năng)) và trên màn hình tổng hợp email của Outlook (nhấp vào Edit (Chỉnh sửa) > Check Accessibility (Kiểm tra tính trợ năng)).

Theo mặc định, thanh menu ribbon trong Word, Excel và PowerPoint có chứa hàng chục nút và menu, nhưng có khi càng ít lại càng hiệu quả đấy! Để xóa các tính năng bạn hiếm khi sử dụng trong mỗi ứng dụng, hãy chuyển đến Preferences (Tùy chọn) > Ribbon & Toolbar (Ribbon & Thanh công cụ) > Ribbon > Customize The Ribbon (Tùy chỉnh Ribbon). Bỏ đánh dấu hộp kiểm bên cạnh một hành động (hay toàn bộ tab), hoặc nhấp vào nút có hình dấu cộng để tạo một tab mới chỉ gồm các lệnh mà bạn hay dùng.

Các ứng dụng Microsoft 365 có thể giúp bạn tìm lệnh hoặc tính năng khó tìm trong menu và menu con. Tùy thuộc vào ứng dụng, bạn chỉ cần nhấp vào ô tìm kiếm ở phía trên cùng của cửa sổ hoặc nút Tell Me có sẵn trên mọi menu ribbon, sau đó nhập từ liên quan đến tác vụ (ví dụ: "bảng" hoặc "cột").