多虧了《Microsoft 365》內建的多樣輔助使用工具，幾乎所有人都能閱讀文件、編輯檔案甚至上台報告。接著就讓我們為你盤點幾項重要功能。

在《Microsoft Word》與《Microsoft OneNote》裡的「沈浸式閱讀程式」功能，可以在不改變原始內容的情況下，就能針對文件的可讀性進行最佳化。

點選「檢視」標籤，接著點選「沈浸式閱讀程式」。如需調整文字間距、頁面色彩等設定，你可以使用功能區中的按鈕 (《Microsoft Word》) 或「文字喜好設定」按鈕 (《Microsoft OneNote》)。如果想要放大檢視，請使用滑桿。

如果需要讓《Microsoft Word》為你讀出文件內容，只要將游標放到你要朗讀開始的地方 ，接著點擊「校閱」>「大聲朗讀」即可。按一下齒輪圖示，就可以調整朗讀速度或選擇不同語音。

透過《Microsoft 365》內建的聽寫功能，你就能直接說話來取代打字：若使用《Microsoft Word》，請點選「首頁」，接著點選「聽寫」按鈕；若使用《Microsoft PowerPoint》或《Microsoft Outlook》，請選擇「編輯」>「啟動聽寫⋯」。

在聽寫時，你可以用「說」的直接加入標點符號或是換行，例如：「親愛的志明 / 逗號 / 換行 / 希望你一切都好 / 句號 / 最近要不要一起吃個午餐 / 問號 / 換行 / 祝好 / 逗號 / 春嬌」

在《Microsoft Word》裡，按一下齒輪圖示來選擇語言、開啟自動標點符號功能，或過濾不雅文字。若要查詢其他進階祕訣，則可以按一下問號按鈕再向下捲動至「我能說什麼呢？」。

啟用《PowerPoint》的「即時輔助字幕與字幕」功能，讓大家都參與會議報告。這項功能使用了人工智慧，會在你說話時產生逐字稿或翻譯，還可以即時顯示在螢幕上。目前已可翻譯超過 60 種語言。

要讓所有人都能輕鬆閱讀文件，不妨使用《Microsoft Word》、《Microsoft Excel》與《Microsoft PowerPoint》的範本，其中將提供較高的色彩對比、較大字體、視覺物件的替代文字，以及專為螢幕閱讀器設計的表格結構和資料輸入訊息。你可以進入「檔案」>「從範本新增...」，接著在搜索欄輸入「易於存取的範本」。

向別人分享《Microsoft Word》、《Microsoft Excel》或《Microsoft PowerPoint》的檔案之前，可以先點選「校閱」>「檢查協助工具選項」，接著點入所有被標出來的錯誤，就可以檢查該如何修正內容。

在《Microsoft OneNote》裡也可以進入「工具」>「檢查協助工具選項」。使用《Microsoft Outlook》時，則可以在撰寫郵件的視窗選擇「編輯」>「檢查協助工具選項」。

預設狀態下，《Microsoft Word》、《Microsoft Excel》與《Microsoft PowerPoint》功能區會列出許多按鈕和功能表。如果要讓介面清爽一點，不妨針對 App 隱藏較少使用的功能：進入「喜好設定...」>「功能區和工具列」>「功能區」>「自訂功能區:」，接著取消勾選你要移除的動作或整個索引標籤即可。你也可以按下加號 (+) 按鈕，為常用指令建立新的索引標籤。

《Microsoft 365》裡的 App 可讓你在功能表或子功能表裡快速找到指令或功能。只要在各 App 裡按一下任一視窗頂端的搜尋欄，或者功能區的「告訴我您想做什麼」按鈕，接著輸入「表格」或「欄位」等關鍵字即可。