Bu, Excel becerilerini geliştirmeye yönelik bir serinin parçasıdır. Diğerlerinin bağlantılarını aşağıda bulacaksın.

Veri tablolarını analiz etmek sıkıcı olabilir, çünkü önemli bilgiler edinmek için formülleri kurcalaman gerek. Microsoft Excel’in Analyze Data özelliği ise birçok çizelge ile tablo önerisi oluşturarak ve doğal dil kullanımıyla faydalı bilgiler elde etmeni kolaylaştırarak sürecin zorluklarını ortadan kaldırıyor.

Tek bir formül yazmak zorunda kalmadan verilerindeki eğilimleri tespit etmenin yollarını aşağıda anlattık.

Hedefin: Bir bisiklet tamircisinin dört bölgedeki satış verilerini analiz ederek eğilimleri tespit etmek ve bilgi edinmek.

Eski usul: Verilerinle ilgili farklı bakış açıları ve özetler sunan birçok çizelge oluştur; tablonu her çizelgeye uygun olacak şekilde yeniden düzenle.

Analyze Data yolu: Excel’in bu çizelgeleri ve tabloları senin için oluşturarak dilediğin gibi kullanabileceğin çeşitli bilgiler sunmasını sağla.

Örneğin, aşağıdaki tablonun sol kısmı bisiklet tamiri zincirinin bir aylık satış verilerini gösteriyor. (Her mağaza bisiklet, lastik ve onarım kitleri satıyor.)

Otomatik bilgilere erişmek için önce tabloda herhangi bir yere, ardından Giriş araç çubuğunda Analyze Data’ya tıklaman yeterli. Excel tablodaki verileri analiz ediyor ve sonuçları sağ tarafta yeni bir bölümde sunuyor:

20’yi aşkın sonuca göz atarken bölgesel satış özetleri, ürün başına gelir grafikleri, bölgesel karşılaştırmalar ve çok daha fazlasıyla karşılaşacaksın. Manuel olarak oluşturmaya kalksan saatlerini alacak çeşitlilikte görselleştirmeler! (Analyze Data bölümündeki sonuçlar otomatik olarak güncellenmez; bu nedenle tablonda herhangi bir alanı değiştirirsen, güncellenmiş sonuçları görmek için Analyze Data aracını kapat ve yeniden başlat.)

Dahası, bu çizelgelerden herhangi birini ve onun için oluşturulmuş özel veri tablolarını kenar çubuğundan alıp Excel, Word veya PowerPoint’te kullanabilirsin: Bir ögeyi orijinal tablondaki ilgili verilerle birlikte çalışma kitabında yeni bir sayfaya eklemek için ögenin altındaki “+ Insert” metnine tıkla.

Hedefin: Verilerinle ilgili sorulara yanıt al.

Eski usul: Cevabı hesaplayan özel bir formül yarat. Bu da büyük ihtimalle tablonu yeniden düzenlemeyi veya yalnızca ilgili verilerin yer aldığı ek tablolar oluşturmayı gerektirir.

Analyze Data yolu: Analyze Data bölümünün üst kısmındaki metin kutusuna Excel’e sormak istediğin soruyu doğal dil kullanarak eklemen yeterli. Yukarıdaki tablo için “Which Item Sold had the highest Revenue?” (Satılan ürünler arasında en yüksek gelir getiren hangisiydi?) sorusunu sorabilirsin. Excel sana cevabın belki de şaşırtıcı bir şekilde arka lastikler olduğunu söyleyecek:

Ayrıca “What is the total Revenue of Mountain Bike and Street Bike?” (Dağ bisikleti ve gündelik bisikletlerden elde edilen toplam gelir ne kadar?), “What Region sold the least Quantity of Mountain Bike and Street Bike?” (En az dağ bisikleti ve gündelik bisiklet satan bölge hangisi?) ya da “Quantity of Back Tire and Front Tire in the west Region?” (Batı bölgesindeki arka lastik ve ön lastik miktarı nedir?) gibi birçok veri alanını kapsayan sorgular da girebilirsin. Sorguya veri alanının ya da alanlarının tam adını eklediğinden emin ol.

Analyze Data bölümü, istediğin alanı analizden çıkaran ve Excel’in her alanı hatasız bir biçimde ele aldığını doğrulamanı sağlayan araçlar da sunuyor. Bu araçlardan yararlanmak için Discover Insights’ın yanındaki dişli simgesi görünümündeki ayarlar düğmesine tıklayarak “Which fields interest you the most?” (Seni en çok hangi alanlar ilgilendiriyor?) sorgu kutusunu aç:

Bisiklet tamircisi örneğimizde Analyze Data’nın sayısal olmayan alanları doğru saptadığını göreceksin, ancak Price’ın toplam değil ortalama olarak analiz edilmesini istiyor olabilirsin. Bunun için Sum’a tıkla ve Average’ı seç; artık “What is the Price by Region?” (Bölgeye göre fiyat nedir?) gibi bir sorgu yazıp bölgeye göre düzenlenmiş bir ortalama fiyat çizelgesine göz atabilirsin.