ต้องยกเครดิตให้ออปชันการช่วยการเข้าถึงที่มีอยู่อย่างมากมายใน Microsoft 365 ที่ทำให้ไม่ว่าใครก็สามารถอ่าน สร้าง และพรีเซนต์งานได้ ลองมาทำความรู้จักกับฟีเจอร์เจ๋งๆ เหล่านี้กันดูสิ
อ่านเอกสารได้ง่ายๆ
ฟีเจอร์ ‘โปรแกรมช่วยอ่าน’ ใน Word และ OneNote จะแสดงหน้าเอกสารที่ปรับแต่งมาสำหรับการอ่านโดยเฉพาะ โดยไม่ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับเอกสารต้นฉบับ
คลิกที่แท็บ ‘มุมมอง’ แล้วคลิก ‘โปรแกรมช่วยอ่าน’ จากนั้นก็ปรับการเว้นระยะห่างข้อความ สีของหน้ากระดาษ และอื่นๆ โดยใช้ปุ่มบนแถบ Ribbon ใน Word หรือปุ่ม Text Preferences ใน OneNote และถ้าต้องการดูในมุมมองที่ใกล้ยิ่งขึ้น ก็สามารถใช้แถบเลื่อนเพื่อซูมดูได้เลย
ได้ยินทุกตัวอักษร
Word สามารถอ่านเอกสารให้คุณได้ด้วยนะ เพียงแค่วางเคอร์เซอร์ลงไปบนจุดที่คุณอยากจะเริ่มอ่าน จากนั้นก็คลิกที่ รีวิว > การอ่านออกเสียง แถมยังสามารถปรับความเร็วในการอ่านหรือเลือกเสียงแบบอื่นๆ ได้ด้วย โดยการคลิกที่ไอคอนรูปเกียร์
แปลงคำพูดเป็นข้อความ
ฟีเจอร์การถอดเสียงใน Microsoft 365 จะให้คุณพูดแทนการพิมพ์ได้ โดยใน Word ให้คลิกที่ ‘หน้าแรก’ จากนั้นก็คลิกที่ปุ่ม ‘ถอดเสียง’ ส่วนใน PowerPoint และ Outlook ให้คลิกที่ ‘แก้ไข’ ตามด้วย ‘เริ่มถอดเสียง’
ขณะที่เขียนตามคำบอก คุณสามารถเพิ่มเครื่องหมายวรรคตอนและการเว้นบรรทัดได้โดยการพูด (รองรับเฉพาะบางภาษาเท่านั้น) เช่น “Dear John comma new line I hope you’re well period How about getting together for lunch soon question mark new line Best comma Sandra.
ใน Word ให้คุณคลิกที่ไอคอนรูปเกียร์เพื่อเลือกภาษาของคุณ จากนั้นก็เปิด Automatic Punctuation หรือ Filter Profanity (รองรับเฉพาะบางภาษาเท่านั้น) โดยคุณสามารถคลิกที่เครื่องหมายคำถามและเลื่อนลงมาที่ ‘ฉันพูดอะไรได้บ้าง’ เพื่อดูรายละเอียด
การพรีเซนต์เพื่อทุกคน
ฟีเจอร์การแสดงคำอธิบายภาพและคำบรรยายสดของ PowerPoint จะทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมไปกับการพรีเซนต์ โดยโปรแกรมจะใช้ AI ในการถอดคำที่คุณพูดออกมาและแสดงเป็นตัวหนังสือ (หรือแปลออกมาเป็นภาษาต่างๆ) บนหน้าจอแบบเรียลไทม์ (PowerPoint สามารถแปลได้มากกว่า 60 ภาษา)
เริ่มต้นด้วยเทมเพลตที่ใช่
เทมเพลตช่วยการเข้าถึงใน Word, Excel และ PowerPoint จะช่วยทำให้คุณมั่นใจว่า เอกสารของคุณสามารถเข้าถึงได้สำหรับทุกคนด้วยการใช้สีสันที่มีคอนทราสต์สูง ฟอนต์ที่ใหญ่ขึ้น และข้อความแสดงแทนสำหรับภาพ รวมถึงโครงสร้างตารางและข้อความป้อนข้อมูลที่ออกแบบมาสำหรับโปรแกรมอ่านหน้าจอ ในการใช้เทมเพลตนี้ ให้ไปที่ ไฟล์ > สร้างใหม่จากเทมเพลต... จากนั้นก็พิมพ์ “ช่วยการเข้าถึง” ลงไปบนแถบค้นหา (หรือ “accessible” สำหรับภาษาอังกฤษ โดยต้องใส่เครื่องหมายคำพูดด้วย)
ตรวจสอบการช่วยการเข้าถึง
ก่อนที่คุณจะแชร์เอกสาร Word, Excel หรือ PowerPoint คลิกที่ รีวิว > ตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง และคลิกที่คำเตือนที่ถูกมาร์กไว้เพื่อดูวิธีแก้ไข
อีกทั้งคุณยังสามารถใช้ฟีเจอร์ ‘ตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง’ ใน OneNote (คลิก เครื่องมือ > ตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง) และบนหน้าจออีเมลของ Outlook (เลือกแก้ไข > ตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง) ได้ด้วย
จัดระเบียบ Ribbon กันสักหน่อย
แถบ Ribbon ของ Word, Excel และ PowerPoint เป็นที่อยู่ของปุ่มและเมนูมากมายตามค่าเริ่มต้น แต่ถึงอย่างนั้น การปรับแต่งมันให้เหลือน้อยลงก็อาจทำให้คุณทำงานได้คล่องตัวมากยิ่งขึ้น ในการลบฟีเจอร์ที่คุณไม่ค่อยได้ใช้งานในแต่ละแอปออก ให้ไปที่ กำหนดลักษณะ... > Ribbon และแถบเครื่องมือ > Ribbon > กำหนด Ribbon เอง จากนั้นก็ติ๊กที่แท็บต่างๆ ที่คุณไม่ได้ใช้งานออก หรือสร้างแท็บใหม่ที่รวมเอาไว้แต่คำสั่งที่คุณใช้งานเป็นประจำโดยการคลิกที่เครื่องหมายบวก
เข้าถึงฟีเจอร์ต่างๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น
แอปต่างๆ ใน Microsoft 365 จะช่วยให้คุณค้นหาคำสั่งหรือฟีเจอร์ที่อาจค้นหาได้ยากในเมนูและเมนูย่อย ทั้งนี้วิธีค้นหาขึ้นอยู่กับแต่ละแอป โดยคุณอาจคลิกที่ช่องค้นหาที่อยู่ด้านบนของหน้าต่างหรือคลิกปุ่ม ‘บอกฉัน’ ที่อยู่ในทุก Ribbon จากนั้นก็พิมพ์คำที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณต้องการจะทำได้เลย (เช่นคำว่า “ตาราง” หรือ “คอลัมน์”)