David Sparks, of MacSparky voor zijn vele fans, is een technologieschrijver, podcaster, online docent, YouTube-host, vader en, tot voor kort, advocaat.

Als je zo'n lang cv hebt, is efficiëntie essentieel. Daarom was Sparks maar wat blij met de komst van Opdrachten naar Mac. Door repetitieve taken aan macOS over te laten, kan hij zich concentreren op creativiteit en productiviteit.

We vroegen de productiviteits- en automatiseringsster enkele opdrachten te delen die hem helpen bij zijn drukke dagen.

Tip voor pro's: wil je nog sneller toegang krijgen tot een opdracht, voeg deze dan toe aan het menu Snelle Taken (Quick Actions) in Finder, of aan de Touch-balk. Open de opdracht in de app Opdrachten, klik op de knop 'Shortcut Details' (een plaatje van drie schuifjes) en klik de juiste opties aan.

Voor Sparks is er misschien geen betere Mac-opdracht dan deze eenvoudige maar krachtige taak waarbij je het scherm splitst tussen een paar apps. Stel een sneltoetscombinatie voor deze taak in en je kunt je vensterindeling wijzigen met een simpele sneltoets. "Dit noem ik configuraties", zegt Sparks. "Wanneer een bepaalde vensterindeling wordt geactiveerd, wordt niet alleen de taak eenvoudiger, maar worden mijn hersenen er ook toe aangezet om zich te concentreren op de taak die ik zojuist heb geconfigureerd."

Sparks heeft de opdracht vooraf geconfigureerd met vier appcombinaties: Fantastical en Craft, Mail en Notities, OmniFocus en Notities, en Mail en Safari, maar je kunt makkelijk je eigen combinaties toevoegen.

Als hij iets moet schrijven, gebruikt Sparks zijn opdracht 'Start Writing' (Schrijven starten) om in de juiste stemming te komen. "Eerst wordt de modus Werkfocus gestart, waarin alleen een lijst met goedgekeurde mensen en apps me mag storen", vertelt hij. "Vervolgens wordt het scherm gesplitst tussen mijn favoriete schrijfapp en Safari, waar ik mijn research doe." Als klap op de vuurpijl start hij het Thunderstorm-geluid in Dark Noise. Schrijfmodus, aan.

Bij de eerste keer vraagt de opdracht je om je favoriete schrijfapp te kiezen en je voorkeurssites voor online research toe te voegen. Tip voor pro's: als je je tijd bijhoudt, voeg dan een taak toe om een Timery-timer te starten.

Hoeveel oefening we de afgelopen jaren ook hebben gehad in het plannen van vergaderingen, het blijft een heel gedoe. Deze handige opdracht automatiseert een deel van dat proces door je te vragen naar de naam van een gebeurtenis, de deelnemers, de datum en de tijd, en geeft je vervolgens een samenvatting. Klik op Toevoegen om de gebeurtenis te maken. "Het hele proces duurt maar een paar seconden", aldus Sparks. En alles wat tijd bespaart bij het plannen van vergaderingen is goed nieuws.

Als het op concentratie aankomt, zijn productiviteitsexperts net als wij: "Mijn concentratievermogen is na een paar uur hard werken zoek", legt Sparks uit. Daarom neemt hij regelmatig pauze om op te laden, of dat nou is om onkruid te wieden of om YouTube-filmpjes te bekijken.

Het enige probleem: onthouden om weer aan het werk te gaan! "Deze opdracht vraagt me om een pauzetimer", zegt hij. "Standaard is het 15 minuten. Als de timer afgelopen is, geeft de opdracht een waarschuwing dat ik weer aan het werk moet."

Sparks vertrouwt voor het grootste deel van zijn agendabehoeften op de door de redactie gekozen app Fantastical. Hij vindt vooral de kwartaalweergave van de app erg handig voor het uitstippelen van de komende maanden. Hij gebruikt deze weergave naast de functie agendaset, waarmee hij een subset van zijn agenda's kan bekijken.

Deze opdracht brengt hem snel in de planningsmodus: hij kiest de agendaset voor planning, schakelt dan naar de kwartaalweergave en zet tenslotte Fantastical op de voorgrond, als ie daar nog niet stond. (je kunt de opdracht zo bewerken dat je elke weergave en agendaset gebruikt. Dupliceer de opdracht voor verschillende configuraties).

Een van Sparks' productiviteitsgeheimen is dat een vergadering voorbereiden net zo belangrijk kan zijn als er een bijwonen. "Ik merk dat als ik 30 minuten besteed aan de voorbereiding van een vergadering, ik er veel meer uit haal."

De oplossing is deze geniale opdracht: "De app kijkt naar de volgende vijf dagen in mijn werkagenda en vraagt me om de vergaderingen te kiezen waar ik me op moet voorbereiden", vertelt hij. "Vervolgens wordt er een blok van 30 minuten voor al die vergaderingen toegevoegd."

Voor Sparks is schrijven geen probleem, maar proeflezen is soms een ander verhaal. "Ik zie fouten over het hoofd omdat mijn hersenen weten wat ik wilde schrijven en daardoor negeer ik wat ik daadwerkelijk zie", legt hij uit.

Om dat te omzeilen, maakte hij een eenvoudige opdracht die de inhoud van zijn Klembord hardop voorleest. Kopieer de gewenste tekst en voer de opdracht uit om te 'proefluisteren'. "Mijn oren zijn kritischer", vertelt hij. "Echt opmerkelijk hoeveel fouten ik op deze manier heb ontdekt."