Tack vare alla hjälpmedel i Microsoft 365 får alla goda möjligheter att läsa, skapa och presentera material. Ta en titt på de här nyckelfunktionerna.

Verktyget Avancerad läsare i Word och OneNote optimerar dokument utifrån läsbarhet utan att göra ändringar i originalet.

Klicka Visa > Avancerad läsare för att justera mellanrum, sidfärg och mer med knapparna i menyfliksområdet (i Word) eller knappen för textpreferenser (i OneNote). Du kan sen förstora sidan med zoomreglaget.

För att få Word att läsa texten är det bara att sätta markören där du vill börja och klicka Granska > Läs upp. Du kan anpassa uppläsningshastigheten och byta röst med kugghjulet.

Med den inbyggda dikteringsfunktionen i Microsoft 365 kan man tala in text istället för att skriva den. I Word klickar du på Diktera-knappen i hemmenyn. I PowerPoint och Outlook går du via redigeringsmenyn och väljer Diktera.

Medan du dikterar kan du lägga till skiljetecken och radbrytningar genom att tala in dem: ”Hej Tomas kommatecken ny rad Hoppas att allt är bra punkt Ska vi ta en lunch nån gång snart frågetecken ny rad Hälsningar kommatecken Sanna.”

I Word kan du klicka på kugghjulet för att välja språk, sätta på automatiska skiljetecken eller filtrera bort svordomar. Du hittar mer tips om kommandon genom att klicka på frågetecknet och skrolla ner till Vad kan jag säga?

Lägg till automatiska undertexter i realtid i PowerPoint för att se till att alla kan följa med i presentationen. Funktionen använder artificiell intelligens för att transkribera tal och skriva ut det på skärmen. (PowerPoint kan översätta till över 60 olika språk.)

Det finns mallar för Word, Excel och PowerPoint som hjälper dig göra innehållet tillgängligt med höga färgkontraster, stora typsnitt, alternativ text för grafik och format som är anpassat för skärmläsare. Du hittar mallarna om du går till Arkiv > Nytt och söker på ”tillgängliga mallar” (inklusive citattecken).

Innan du delar dokument du skapat i Word, Excel eller PowerPoint kan du klicka på Granska > Kontrollera tillgänglighet. Klicka på de potentiella problem som flaggas för att se hur du kan lösa dem.

Du kan även kontrollera tillgänglighet i OneNote (Verktyg > Kontrollera tillgänglighet) och när du skriver mejl i Outlook (via redigeringsmenyn och vidare till Kontrollera tillgänglighet).

Det finns många alternativ i menyerna i Word, Excel och PowerPoint som standard, men det är inte så svårt att göra dem mer avskalade. För att ta bort funktioner du sällan använder går du till Arkiv > Alternativ > Anpassa menyfliksområdet. Under Anpassa menyfliken kan du kryssa ur rutor till funktioner eller hela flikar du inte använder så ofta. Du kan även skapa nya flikar med dina favoritgenvägar med plusknappen.

Apparna i Microsoft 365 kan hjälpa dig hitta kommandon och funktioner som annars kan vara svåra att leta upp i menyerna och undermenyerna. Beroende på vilken app du använder kan du antingen klicka på sökfältet högst upp i fönstret, eller i textrutan Berätta som finns i menyfliksområdet. Skriv sedan in ord kopplade till det du vill göra (som ”tabell” eller ”kolumn”).