يجعل Microsoft Word من التعاون في العمل على المستندات مع زملائك، أمرًا في غاية السهولة، حيث يتيح لعدة أشخاص إمكانية تحرير ملف في الوقت الفعلي. ولا يقتصر الأمر على ذلك، فتطبيق Word يوفر كذلك القدرة على تمييز كل تغيير (بالإضافة إلى تحديد من قام به) كي تتمكن من قبول كل تغيير أو رفضه.

ولتمكين تعقّب التغييرات، يمكنك الانتقال إلى تبويب مراجعة، وتشغيل تعقب التغييرات.

إليك ثلاث طرق لتطوير أدائك في تعقّب التغييرات.

عند تمكين تعّقب التغييرات، يمكنك رؤية كل تغيير تم القيام به بشكل افتراضي. ولكنَّ Word يمكنه أيضًا تمييز أنواع محددة بذاتها من التغييرات، وذلك بالنقر على مراجعة في شريط الأدوات، والانتقال إلى خيارات العلامات.

يمكنك هنا إلغاء تحديد كل شيء ما عدا التنسيق، لرؤية التغييرات الطارئة على النمط فقط، مثل الخطوط وتباعد الأسطر. تحقق من الإدراج والحذف لتمييز التغييرات على النص.

حين يعمل عدة أشخاص على مستند واحد، يتيح لك التطبيق رؤية التحريرات والتعليقات التي أضافها كل واحد منهم، وذلك باختيار المراجعون، ثم تحديد أو إلغاء تحديد الأسماء.

يمكنك أيضًا تخصيص أسلوب Word في تمييز أنواع مختلفة من التغييرات، وذلك بالانتقال إلى خيارات العلامات > تفضيلات، ثم تعيين لون للإدراجات ولون آخر للمحذوفات، على سبيل المثال. أو منح المتعاونين ألوانهم الخاصة لمعرفة التغييرات التي قام بها كلٌّ منهم.

لإنجاز عمليات التحرير بكفاءة، يمكنك النقر على السهم الموجود بجانب قبول أو رفض، واختيار قبول/رفض ثم انتقال إلى التالي، لينفّذ Word التغيير الذي قمت به وينتقل إلى التحرير التالي الذي تحتاج إلى مراجعته.

يتيح لك التطبيق إمكانية إلقاء نظرة واضحة على المستند مع قبول جميع التحريرات ولكن دون الالتزام بأي شيء. للقيام بذلك، يمكنك النقر على تمييز الكل في شريط الأدوات والانتقال إلى عدم التمييز. إذا كانت التحريرات مرضية، تستطيع النقر على السهم بجوار قبول، ثم اختيار قبول جميع التغييرات.

نصيحة للمحترفين: عند قيامك بتحديد جملة أو فقرة أو صفحة بأكملها من النص، فإن استخدام قائمتي الرفض أو القبول يساعدك على تطبيق ذلك الإجراءَ على كل تعديل في الجزء المحدد.

هل نسيت تمكين تعقب التغيير؟ لا عليك! إذا كانت لديك نسخة سابقة من المستند، فبإمكانك استخدام ميزة مقارنة المستندات الموجودة في Word.

ما عليك سوى اختيار أدوات > تعقب التغييرات > مقارنة المستندات، وتحديد المستندات الأصلية والمُراجَعة. يقوم Word بإنشاء مستند جديد مع تمييز كل التغييرات، ويمكنك قبول أو رفض كل منها، كما لو كنت تتعقب التغييرات طوال الوقت.